Zakon o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima: kako se vlada kreće s vremenom
Uvod
Pomoć međunarodnim klijentima koji imaju posao u Holandiji dio je moje svakodnevne prakse. Na kraju krajeva, Holandija je sjajna zemlja u kojoj posluju, ali učenje jezika ili navikavanje na holandske poslovne prakse može biti ponekad komplikovano za strane korporacije. Zbog toga se često cijeni pomoć pomoći. Opseg moje pomoći kreće se od pomaganja u složenim zadacima, do pomaganja u komunikaciji s holandskim vlastima. Nedavno sam od klijenta dobio pitanje kako objasniti šta je tačno navedeno u pismu Holandske privredne komore. Ovo jednostavno, mada važno i informativno pismo odnosilo se na novost u podnošenju financijskih izvještaja, a koja će uskoro biti moguća samo elektronskim putem. Pismo je rezultat želje vlade da krene u korak sa vremenom, iskoristi prednosti elektronske razmjene podataka i uvede standardizirani način postupanja u ovogodišnjem ponavljajućem procesu. Zbog toga se financijski izvještaji moraju pohraniti u elektroničkom obliku iz financijske godine 2016. ili 2017., kako je utjelovljeno u Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Zakon o elektroničkom evidentiranju u trgovačkim registrima), koji je uveden zajedno s Besluit elektronische deponerisanje ručnih registara (Rezolucija o elektroničkom podnošenju u trgovačkim registrima); potonji pruža dodatna, detaljna pravila. Dosta zalogaj, ali na šta tačno podrazumijevaju ovaj Zakon i Rezolucija?
Onda i sada
Ranije su finansijski izvještaji mogli biti položeni u Privrednoj komori i elektronskim putem i na papiru. Holandski građanski zakonik još uvijek u velikoj mjeri poznaje odredbe zasnovane na depozitu na papiru. Trenutno se ova metoda može smatrati zastarjelom i zapravo sam se pomalo iznenadio da taj razvoj događaja nije nastao ranije. Nije teško zamisliti da podnošenje financijskih izvještaja na papiru ima puno nedostataka u odnosu na elektroničko podnošenje tih dokumenata kada se gleda s troškovne i vremenske perspektive. Razmislite o troškovima papira i troškovima i vremenu potrebnom za stavljanje godišnjih izvještaja na papir i njihovo podnošenje - također na papiru - Privrednoj komori, koja zatim mora obraditi te pisane dokumente, čak ne spominjući vrijeme i troškove koji nastaju kada pustite računovođu da sastavi ili provjeri ove (nestandardizirane) financijske izvještaje. Stoga je vlada predložila da se koristi „SBR“ (skraćeno od: Standard Business Report), koji je standardizirana elektronička metoda stvaranja i podnošenja finansijskih informacija i dokumenata, na osnovu kataloga podataka (holandska taksonomija). Ovaj katalog sadrži definicije podataka koji se mogu koristiti za izradu financijskih izvještaja. Još jedna prednost SBR metode je što će biti pojednostavljena ne samo razmjena podataka između korporacije i Privredne komore, već će kao rezultat standardizacije razmjena podataka s trećim stranama postati lakša. Male korporacije već mogu podnositi godišnje izvještaje elektroničkim putem upotrebom SBR metode od 2007. godine. Za srednja i velika preduzeća ova mogućnost je uvedena 2015. godine.
Pa, kad i za koga?
Vlada je jasno stavila do znanja da je odgovor na to pitanje tipičan slučaj „pitanja veličine“. Mala preduzeća će biti u obavezi da financijske izvještaje dostavljaju elektroničkim putem preko SBR-a od financijske godine 2016. nadalje. Kao alternativa, mala preduzeća koja (sastavljaju i) sami podnose finansijske izveštaje imaju mogućnost deponovanja izveštaja putem besplatne internetske usluge - usluge „zelf deponeren jaarrekening“ - koja je u funkciji od 2014. Prednost ovog usluga je da neko neće morati kupovati softver koji je "kompatibilan sa SBR". Srednja preduzeća će morati dostaviti financijske izvještaje putem SBR-a od financijske 2017. godine nadalje. Također za ova preduzeća će se uvesti privremena, alternativna internetska usluga („opstellen jaarrekening“). Kroz ovu uslugu srednja preduzeća mogu sama sastavljati financijske izvještaje u XBRL formatu. Nakon toga ove se izjave mogu podnijeti putem internetskog portala („Digipoort“). To znači da korporacija neće morati odmah da kupuje „SBR-kompatibilan“ softver. Ova će usluga biti privremena i oduzet će se nakon pet godina, računajući od 2017. Još nema obaveza velikih poduzeća i srednjih grupnih struktura da financijske izvještaje podnose putem SBR-a. To je zato što se ova preduzeća moraju nositi sa vrlo složenim setom zahtjeva. Očekuje se da će ove tvrtke od 2019. imati priliku birati između podnošenja prijave putem SBR-a ili prijave putem određenog europskog formata.
Nema pravila bez izuzetaka
Pravilo ne bi bilo pravilo da nije napravljen izuzetak. Dva, da budem precizan. Nova pravila koja se tiču podnošenja finansijskih izvještaja ne primjenjuju se na pravne osobe i kompanije sa sjedištem izvan Holandije, koje na osnovu Handelsregisterbesluit 2008 (Rezolucija Komercijalnog registra 2008) imaju obavezu podnošenja financijskih dokumenata u Privrednoj komori, u mjeri i u obliku u kojem se ovi dokumenti trebaju objaviti u zemlji sjedišta. Druga iznimka napravljena je za izdavatelje kako je definirano u članku 1: 1 Wft-a (Zakon o financijskom nadzoru) i podružnice izdavatelja, u slučaju da su to i sami izdavači. Emitent je svako ko želi izdati vrijednosne papire ili namjerava izdati vrijednosne papire.
Druge točke pažnje
Ipak, to nije sve. Pravni subjekti sami moraju uzeti u obzir neke važne aspekte. Jedan od tih aspekata je činjenica da će pravna osoba i dalje biti odgovorna za podnošenje finansijskih izvještaja koja su u skladu sa zakonom. To između ostalog znači da bi financijski izvještaji trebali biti u stanju stvoriti takav uvid da se u dovoljnoj mjeri može procijeniti financijski položaj pravnog lica. Stoga savjetujem svakoj kompaniji da pažljivo provjeri podatke u financijskim izvještajima prije nego što se uvijek podnesu. I posljednje, ali ne najmanje bitno, obratite pažnju na činjenicu da će odbijanje podnošenja izjava na propisani način predstavljati prekršaj na temelju Zakona o gospodarskom prekršaju (Wet op de Economische Delicten). Sasvim povoljno, potvrđeno je da finansijski izvještaji stvoreni metodom SBR mogu biti korišteni na sastanku dioničara da utvrde te izvještaje. Ovi računi takođe mogu biti podložni reviziji od strane računovođe u skladu sa članom 2: 393 Holandskog građanskog zakonika.
zaključak
Uvođenjem Zakona o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima i pripadajuće Rezolucije, vlada je pokazala lijep djelić progresivnosti. Kao rezultat toga, za mala i srednja preduzeća postat će obvezno polaganje financijskih izvještaja elektroničkim putem iz 2016. i 2017. godine, osim ako kompanija ne spada u područje jednog od izuzetaka. Prednosti su brojne. Ipak, savjetujem svim kompanijama da se drže svog psa, jer konačna odgovornost ostaje na samim tvrtkama koje su dužne za podnošenje prijava, a kao direktor tvrtke, zasigurno ne želite da se ostavite da se pozabave posljedicama.
Kontakt
Ako imate dodatnih pitanja ili komentara nakon čitanja ovog članka, slobodno se obratite mr. Maxim Hodak, advokat pri Law & More putem maxim.hodak@lawandmore.nl ili mr. Tom Meevis, odvjetnik u Law & More putem tom.meevis@lawandmore.nl ili nas nazovite na +31 (0) 40-3690680.