Poslodavci tokom vremena obrađuju mnogo podataka o svojim zaposlenima. Svi ovi podaci pohranjeni su u dosijeu osoblja. Ovaj fajl sadrži važne lične podatke i iz tog razloga je neophodno da se to uradi na siguran i ispravan način. Koliko dugo je poslodavcima dozvoljeno (ili, u nekim slučajevima, potrebno) da čuvaju ove podatke? Na ovom blogu možete pročitati više o zakonskom periodu čuvanja dosijea osoblja i kako se nositi s njim.
Šta je personalni dosije?
Kao što je već pomenuto, poslodavac se često mora baviti kadrovskim podacima svojih zaposlenih. Ovi podaci moraju biti pravilno pohranjeni i potom uništeni. To se radi putem dosijea osoblja. Ovo uključuje podatke o imenu i adresi zaposlenika, ugovore o radu, izvještaje o učinku, itd. Ovi podaci moraju biti u skladu sa zahtjevima prema AVG propisima i moraju se čuvati određeni vremenski period.
(Ako želite znati da li vaš dosije osoblja ispunjava zahtjeve AVG-a, pogledajte našu AVG kontrolnu listu dosijea osoblja OVDJE)
Zadržavanje podataka o zaposlenima
AVG ne daje posebne periode čuvanja ličnih podataka. Ne postoji direktan odgovor na period čuvanja dosijea osoblja, jer se sastoji od različitih vrsta (ličnih) podataka. Za svaku kategoriju podataka primjenjuje se različit period čuvanja. Takođe utiče na to da li je osoba i dalje zaposlena ili je napustila posao.
Kategorije perioda zadržavanja
Kao što je gore navedeno, postoje različiti periodi čuvanja u vezi sa zadržavanjem ličnih podataka u dosijeu osoblja. Dva su kriterija koja treba uzeti u obzir, a to je da li je zaposlenik još uvijek zaposlen ili je napustio posao. U nastavku je prikazano kada određene podatke treba uništiti, odnosno zadržati.
Trenutni dosije osoblja
Ne postavljaju se fiksni rokovi čuvanja podataka sadržanih u trenutnom dosijeu osoblja zaposlenog koji je još uvijek zaposlen. AVG samo nameće obavezu poslodavcima da „ažuriraju“ dosijee osoblja. To znači da je poslodavac sam dužan da odredi rok za periodično preispitivanje kadrovskih dosijea i uništavanje zastarjelih podataka.
Detalji prijave
Podaci prijave koji se odnose na kandidata koji nije primljen moraju biti uništeni u roku od najviše 4 sedmice nakon završetka procedure prijave. Podaci kao što su motivaciono ili prijavno pismo, CV, izjava o ponašanju, prepiska sa podnosiocem zahteva spadaju u ovu kategoriju. Uz pristanak podnosioca, podatke je moguće čuvati oko 1 godinu.
Proces reintegracije
Kada zaposleni završi proces reintegracije i vrati se na svoje radno mjesto, primjenjuje se maksimalni period zadržavanja od 2 godine nakon završetka reintegracije. Postoji izuzetak od ovoga kada je poslodavac samoosiguravač. U tom slučaju primjenjuje se rok čuvanja od 5 godina.
Najduže 2 godine nakon prestanka radnog odnosa
Nakon što zaposlenik napusti posao, najveći dio (ličnih) podataka u dosijeu osoblja podliježe periodu čuvanja do 2 godine.
Ova kategorija uključuje:
- Ugovori o radu i njihove izmjene i dopune;
- Korespondencija u vezi s ostavkom;
- Izvještaji o ocjenama i pregledima učinka;
- Prepiska vezana za unapređenje/degradiranje;
- Prepiska o bolesti od UWV-a i ljekara kompanije;
- Izvještaji u vezi sa Zakonom o poboljšanju vratara;
- Ugovori o članstvu u radničkom vijeću;
- Kopija sertifikata.
Najmanje 5 godina nakon prestanka radnog odnosa
Određeni podaci dosijea osoblja podliježu periodu čuvanja od 5 godina. Poslodavac je stoga dužan čuvati ove podatke u periodu od 5 godina nakon napuštanja radnog odnosa. Ovo su sljedeći podaci:
- Izjave o porezu na plaće;
- Kopija identifikacionog dokumenta zaposlenog;
- Podaci o etničkoj pripadnosti i porijeklu;
- Podaci koji se odnose na poreze na plate.
Stoga ove podatke treba čuvati najmanje pet godina, čak i ako budu zamijenjeni novim izjavama u dosijeu osoblja.
Najmanje 7 godina nakon prestanka radnog odnosa
Zatim, poslodavac ima i takozvanu 'obvezu zadržavanja poreza'. Ovo obavezuje poslodavca da čuva sve osnovne evidencije u periodu od 7 godina. Dakle, ovo uključuje osnovne podatke, zaplene na plate, evidenciju o plaćama i ugovore o platama.
Istekao period zadržavanja?
Kada istekne maksimalni period čuvanja podataka iz dosijea osoblja, poslodavac više ne može koristiti podatke. Ove podatke onda treba uništiti.
Kada istekne minimalni period zadržavanja, poslodavac može uništite ove podatke. Izuzetak se primjenjuje kada je istekao minimalni period čuvanja i zaposleni zatraži uništenje podataka.
Imate li pitanja o periodima čuvanja dosijea osoblja ili periodima čuvanja drugih podataka? Ako jeste, kontaktirajte nas. Naš advokati za zapošljavanje rado će vam pomoći!