Zakon o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima: kako se vlada kreće s vremenom
Uvod
Pomaganje međunarodnim klijentima koji imaju posao u Holandiji dio je moje svakodnevne prakse. Na kraju krajeva, Holandija je odlična zemlja za poslovanje, ali učenje jezika ili navikavanje na holandsku poslovnu praksu ponekad može biti komplikovano za strane korporacije. Stoga se ruka pomoći često cijeni. Obim moje pomoći kreće se od pomoći u složenim zadacima, do pomoći u komunikaciji sa holandskim vlastima.
Nedavno sam dobio pitanje od klijenta da objasnim šta je tačno navedeno u pismu Holandske privredne komore. Ovo jednostavno, ali važno i informativno pismo odnosilo se na novinu u podnošenju finansijskih izvještaja, koja će uskoro biti moguća samo elektronskim putem. Pismo je rezultat želje vlade da ide u korak s vremenom, da iskoristi prednosti elektronske razmjene podataka i uvede standardizirani način rukovanja ovim procesom koji se ponavlja svake godine.
Zbog toga se finansijski izvještaji moraju elektronski deponovati od finansijske 2016. ili 2017. godine, kao što je oličeno u Wet deponing in handelsregisters langs elektronische weg (Zakon o elektronskom evidentiranju u komercijalnim registrima), koji je uveden zajedno sa Besluit elektronische deponiranje handelsregistra (Rješenje o elektronskom upisu u privredne registre); potonji daje dodatna, detaljna pravila. Poprilično zalogaj, ali šta tačno sadrži ovaj Zakon i Rezolucija?
Onda i sada
Ranije su finansijski izvještaji mogli biti deponovani u Privrednoj komori i elektronski i na papiru. Holandski građanski zakonik još uvijek uglavnom poznaje odredbe koje se zasnivaju na depozitu na papiru. Trenutno se ova metoda može smatrati zastarjelom i zapravo sam bio pomalo iznenađen što ovaj razvoj nije nastao ranije. Nije teško zamisliti da podnošenje finansijskih izvještaja na papiru ima dosta nedostataka u odnosu na elektronsko podnošenje ovih dokumenata kada se gleda iz perspektive troškova i vremena. T
nagoveštaj troškova za papir i troškove i vreme potrebno da se godišnji izveštaji stave na papir i predaju – takođe na papiru – Privrednoj komori, koja onda mora da obradi ove pisane dokumente, čak i ne pominjući vreme i troškove koji nastaju kada date računovođi da sastavi ili provjeri ove (nestandardizovane) finansijske izvještaje.
Stoga je Vlada predložila da se koristi „SBR“ (skraćenica od: Standard Business Report), koji je standardizovani elektronski metod kreiranja i dostavljanja finansijskih informacija i dokumenata, zasnovan na katalogu podataka (Holandska taksonomija). Ovaj katalog sadrži definicije podataka koji se mogu koristiti za kreiranje finansijskih izvještaja.
Još jedna prednost SBR metode je što će biti pojednostavljena ne samo razmjena podataka između korporacije i Privredne komore, već će, kao rezultat standardizacije, biti olakšana i razmjena podataka sa trećim licima. Male kompanije već od 2007. godine mogu dostavljati godišnje izvještaje elektronskim putem korištenjem SBR metode. Za srednja i velika preduzeća ova mogućnost je uvedena 2015. godine.
Pa, kad i za koga?
Vlada je jasno stavila do znanja da je odgovor na ovo pitanje tipičan slučaj „veličine su važne“. Mala preduzeća će od finansijske 2016. godine biti u obavezi da dostavljaju finansijske izvještaje elektronski putem SBR-a. Alternativno, mala preduzeća koja sami (sastavljaju i) predaju finansijske izvještaje, imaju mogućnost deponovanja izvoda putem besplatne online usluge – usluge „zelf deponeren jaarrekening“ – koja je u funkciji od 2014. godine.
Prednost ove usluge je što nećete morati da kupujete softver koji je „SBR-kompatibilan“. Srednja preduzeća će morati da dostavljaju finansijske izvještaje putem SBR-a od finansijske 2017. godine nadalje. Takođe za ove kompanije biće uvedena privremena, alternativna onlajn usluga („opstellen jaarrekening“). Putem ove usluge, srednja preduzeća mogu sama sastaviti finansijske izvještaje u XBRL formatu. Nakon toga ove izjave se mogu dostaviti putem online portala (“Digipoort”). To znači da korporacija neće nužno morati odmah kupiti "SBR-kompatibilan" softver.
Ova usluga će biti privremena i biće ukinuta nakon pet godina, računajući od 2017. godine. Za velike kompanije i strukture srednjih grupa još uvijek nema obaveze da podnose finansijske izvještaje preko SBR-a. To je zato što ove kompanije moraju da se nose sa veoma složenim skupom zahteva. Očekuje se da će ova preduzeća od 2019. godine imati priliku da biraju između podnošenja prijave putem SBR-a ili podnošenja zahtjeva kroz određeni evropski format.
Nema pravila bez izuzetaka
Pravilo ne bi bilo pravilo da nema izuzetaka. Dva, da budemo precizni. Nova pravila u vezi sa podnošenjem finansijskih izveštaja ne primenjuju se na pravna lica i kompanije sa registrovanim sedištem van Holandije, koje na osnovu Handelsregisterbesluit 2008 (Rezolucija komercijalnog registra 2008) imaju obavezu da podnesu finansijsku dokumentaciju u Privrednoj komori, u meri i u formi u kojoj ovi dokumenti treba da budu objavljeni u zemlji registrovanog sedišta.
Drugi izuzetak je napravljen za emitente kako je definisano u članu 1:1 Wft (Zakon o finansijskom nadzoru) i podružnice emitenta, u slučaju da su to sami izdavaoci. Emitent je svako ko želi da izda hartije od vrednosti ili namerava da izda hartije od vrednosti.
Druge točke pažnje
Ipak, to nije sve. I sama pravna lica treba da vode računa o nekim dodatnim aspektima od značaja. Jedan od ovih aspekata je i činjenica da će pravno lice ostati odgovorno za podnošenje finansijskih izvještaja koji su u skladu sa zakon. Između ostalog, to znači da finansijski izvještaji treba da budu u stanju da stvore takav uvid da se u dovoljnoj mjeri može ocijeniti finansijski položaj pravnog lica.
Stoga savjetujem svakoj kompaniji da u svakom trenutku pažljivo provjerava podatke u finansijskim izvještajima prije njihovog podnošenja. Na kraju, ali ne i najmanje važno, obratite pažnju na činjenicu da će odbijanje podnošenja izjava na propisan način predstavljati prekršaj na osnovu Wet op de Economische Delicten (Zakon o privrednim prekršajima). Prilično zgodno, potvrđeno je da finansijski izvještaji kreirani SBR metodom mogu biti korišteni od strane skupštine dioničara za utvrđivanje ovih izvještaja. Ovi računi takođe mogu biti predmet revizije od strane računovođe u skladu sa članom 2:393 Holandskog građanskog zakonika.
zaključak
Uvođenjem Zakona o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima i pripadajuće Rezolucije, vlada je pokazala lijep djelić progresivnosti. Kao rezultat toga, za mala i srednja preduzeća postat će obvezno polaganje financijskih izvještaja elektroničkim putem iz 2016. i 2017. godine, osim ako kompanija ne spada u područje jednog od izuzetaka. Prednosti su brojne. Ipak, savjetujem svim kompanijama da se drže svog psa, jer konačna odgovornost ostaje na samim tvrtkama koje su dužne za podnošenje prijava, a kao direktor tvrtke, zasigurno ne želite da se ostavite da se pozabave posljedicama.
Kontakt
Ukoliko nakon čitanja ovog članka imate dodatnih pitanja ili komentara, slobodno kontaktirajte mr. Ruby van Kersbergen, advokat u Law & More preko [email zaštićen] ili gospodin Tom Meevis, advokat u Law & More preko [email zaštićen] ili nas pozovite na +31 (0)40-3690680.