Kao poslodavcu, važno je da pravilno skladištite podatke svojih zaposlenih. Pri tome ste dužni da vodite kadrovsku evidenciju ličnih podataka zaposlenih. Prilikom pohranjivanja takvih podataka, moraju se uzeti u obzir Opća uredba o zaštiti podataka (AVG) i Opća uredba o zaštiti podataka (UAVG) Zakona o zaštiti podataka. AVG nameće obaveze poslodavcu u vezi sa obradom ličnih podataka. Kroz ovu kontrolnu listu, znat ćete da li su vaši dosijei osoblja u skladu sa zahtjevima.
- Koji podaci se mogu obraditi u dosijeu osoblja?
Glavno pravilo koje se poštuje je da se mogu uključiti samo podaci neophodni za potrebe kadrovskog dosijea: uredno izvršenje ugovora o radu sa zaposlenim.
U svakom slučaju, čuvat će se 'obični' lični podaci kao što su:
- Ime;
- Adresa;
- Datum rođenja;
- Kopija pasoša/lične karte;
- BSN broj
- Potpisani ugovor o radu uključujući uslove i uslove zapošljavanja i anekse;
- Podaci o učinku i razvoju zaposlenih, kao što su izvještaji o ocjenjivanju.
Poslodavci mogu odlučiti da prošire dosije osoblja kako bi uključili i druge podatke kao što su lične bilješke poslodavca, evidencija izostanaka, pritužbe, upozorenja, zapisi o intervjuima i tako dalje.
Kao poslodavcu, važno je da redovno ažurirate ove podatke kako biste pratili ispravnost i tačnost u odnosu na zakonske periode čuvanja.
- Kada se 'obični' lični podaci mogu obrađivati u dosijeu osoblja?
Poslodavac mora razmotriti kada i koji 'obični' lični podaci mogu biti pohranjeni u dosijeu osoblja. Prema članu 6 AVG, poslodavci mogu pohraniti 'obične' lične podatke u dosije osoblja iz 6 razloga. Ovi razlozi uključuju:
- Zaposlenik je dao saglasnost za obradu;
- Obrada je neophodna za sklapanje radnog (radnog) ugovora;
- Obrada je neophodna zbog zakonske obaveze poslodavca (kao što je plaćanje poreza i doprinosa);
- Obrada je neophodna da bi se zaštitili vitalni interesi zaposlenog ili drugog fizičkog lica (primer je kada je akutna opasnost neminovna, ali je zaposleni psihički nesposoban da da pristanak);
- Obrada je neophodna za javni interes/javni red;
- Obrada je neophodna da bi se zadovoljili legitimni interesi poslodavca ili treće strane (osim kada su interesi zaposlenog veća od legitimnih interesa poslodavca).
- Koje podatke ne treba obrađivati u dosijeu osoblja?
Osim 'normalnih' podataka koji su uključeni u fajl, postoje i podaci koje (obično) ne bi trebalo uključivati jer su posebno osjetljive prirode. Ovo su 'posebni' podaci i uključuju:
- vjerovanja;
- Seksualna orijentacija;
- Rasa ili etnička pripadnost;
- Medicinski podaci (uključujući i kada ih zaposlenik daje dobrovoljno).
'Posebni' podaci mogu biti pohranjeni pod AVG-om samo u 10 izuzetaka. Glavna 3 izuzetka su kako slijedi:
- Zaposlenik je dao izričit pristanak na obradu;
- Obrađujete lične podatke koje je sam zaposlenik namjerno otkrio;
- Obrada je neophodna zbog preovlađujućeg javnog interesa (za to je potrebna holandska pravna osnova).
- Mjere sigurnosti dosijea osoblja
Kome je dozvoljeno da vidi dosije osoblja?
Kadrovski dosije mogu pregledati samo lica kojima je neophodan pristup za obavljanje poslova. U te osobe spadaju, na primjer, poslodavac i zaposleni u HR odjelu. I sam zaposleni ima pravo na uvid u svoj personalni dosije i dopunu netačnih podataka.
Sigurnosni zahtjevi za fajl
Osim toga, važno je uzeti u obzir da AVG nameće zahteve za digitalno ili papirno skladištenje dosijea osoblja. Kao poslodavac, dužni ste da preduzmete mere za zaštitu privatnosti zaposlenih. Datoteka stoga mora biti zaštićena od sajber kriminala, neovlaštenog pristupa, modifikacije ili brisanja.
- Period čuvanja dosijea osoblja
AVG navodi da se lični podaci mogu čuvati ograničeni period. Neki podaci podliježu zakonskom periodu čuvanja. Za ostale podatke poslodavac je dužan da odredi rokove za brisanje ili periodično provjeravanje tačnosti podataka. AVG navodi da se moraju preduzeti razumne mere kako bi se osiguralo da se netačni podaci čuvaju u dosijeu.
Želite li saznati više o periodima čuvanja dosijea osoblja? Zatim pročitajte naš blog periodi čuvanja dosijea zaposlenih.
Da li vaš personalni dosije ispunjava gore navedene zahtjeve? Tada su velike šanse da je AVG kompatibilan.
Ako nakon čitanja ovog bloga i dalje imate pitanja o dosijeu osoblja ili o AVG-u, kontaktirajte nas. Naš advokati za zapošljavanje rado će vam pomoći!