Zakon o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima: kako se vlada kreće s vremenom

Uvod

Pomoć međunarodnim klijentima koji imaju posao u Holandiji dio je moje svakodnevne prakse. Na kraju krajeva, Holandija je sjajna zemlja u kojoj posluju, ali učenje jezika ili navikavanje na holandske poslovne prakse može biti ponekad komplikovano za strane korporacije. Zbog toga se često cijeni pomoć pomoći. Opseg moje pomoći kreće se od pomaganja u složenim zadacima, do pomaganja u komunikaciji s holandskim vlastima. Nedavno sam od klijenta dobio pitanje kako objasniti šta je tačno navedeno u pismu Holandske privredne komore. Ovo jednostavno, mada važno i informativno pismo odnosilo se na novost u podnošenju financijskih izvještaja, a koja će uskoro biti moguća samo elektronskim putem. Pismo je rezultat želje vlade da krene u korak sa vremenom, iskoristi prednosti elektronske razmjene podataka i uvede standardizirani način postupanja u ovogodišnjem ponavljajućem procesu. Zbog toga se financijski izvještaji moraju pohraniti u elektroničkom obliku iz financijske godine 2016. ili 2017., kako je utjelovljeno u Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Zakon o elektroničkom evidentiranju u trgovačkim registrima), koji je uveden zajedno s Besluit elektronische deponerisanje ručnih registara (Rezolucija o elektroničkom podnošenju u trgovačkim registrima); potonji pruža dodatna, detaljna pravila. Dosta zalogaj, ali na šta tačno podrazumijevaju ovaj Zakon i Rezolucija?

Holandski zakon o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima - kako se vlada kreće s vremenom

Onda i sada

Previously, the financial statements could be deposited at the Chamber of Commerce both electronically and on paper. The Dutch Civil Code still largely knows provisions based on the deposit on paper. Presently, this method can be seen as outdated and I was actually a bit surprised that this development has not arisen earlier. It is not hard to imagine that the filing of financial statements on paper has a lot of disadvantages compared to the electronic filing of these documents when looking from a cost and time perspective. Think of costs for paper and the costs and time needed to put the annual statements on paper and submit them – also on paper – to the Chamber of Commerce, which then has to process these written documents, not even mentioning the time and costs that arise when letting an accountant draft or verify these (non-standardized) financial statements. Therefore, the government proposed to make use of “SBR” (short for: Standard Business Report), which is a standardized electronical method of creating and submitting financial information and documents, based on a catalogue of data (the Dutch Taxonomie). This catalogue contains definitions of data, which can be used to create the financial statements. Another advantage of the SBR-method is that not only the exchange of data between the corporation and the Chamber of Commerce will be simplified, but, as a result of the standardization, the exchange of data with third parties will become easier as well. Small corporations can already submit the annual statements electronically through the use of the SBR-method since 2007. For medium-sized and large businesses this possibility has been introduced in 2015.

Pa, kad i za koga?

Vlada je jasno stavila do znanja da je odgovor na to pitanje tipičan slučaj „pitanja veličine“. Mala preduzeća će biti u obavezi da financijske izvještaje dostavljaju elektroničkim putem preko SBR-a od financijske godine 2016. nadalje. Kao alternativa, mala preduzeća koja (sastavljaju i) sami podnose finansijske izveštaje imaju mogućnost deponovanja izveštaja putem besplatne internetske usluge - usluge „zelf deponeren jaarrekening“ - koja je u funkciji od 2014. Prednost ovog usluga je da neko neće morati kupovati softver koji je "kompatibilan sa SBR". Srednja preduzeća će morati dostaviti financijske izvještaje putem SBR-a od financijske 2017. godine nadalje. Također za ova preduzeća će se uvesti privremena, alternativna internetska usluga („opstellen jaarrekening“). Kroz ovu uslugu srednja preduzeća mogu sama sastavljati financijske izvještaje u XBRL formatu. Nakon toga ove se izjave mogu podnijeti putem internetskog portala („Digipoort“). To znači da korporacija neće morati odmah da kupuje „SBR-kompatibilan“ softver. Ova će usluga biti privremena i oduzet će se nakon pet godina, računajući od 2017. Još nema obaveza velikih poduzeća i srednjih grupnih struktura da financijske izvještaje podnose putem SBR-a. To je zato što se ova preduzeća moraju nositi sa vrlo složenim setom zahtjeva. Očekuje se da će ove tvrtke od 2019. imati priliku birati između podnošenja prijave putem SBR-a ili prijave putem određenog europskog formata.

Nema pravila bez izuzetaka

Pravilo ne bi bilo pravilo da nije napravljen izuzetak. Dva, da budem precizan. Nova pravila koja se tiču ​​podnošenja finansijskih izvještaja ne primjenjuju se na pravne osobe i kompanije sa sjedištem izvan Holandije, koje na osnovu Handelsregisterbesluit 2008 (Rezolucija Komercijalnog registra 2008) imaju obavezu podnošenja financijskih dokumenata u Privrednoj komori, u mjeri i u obliku u kojem se ovi dokumenti trebaju objaviti u zemlji sjedišta. Druga iznimka napravljena je za izdavatelje kako je definirano u članku 1: 1 Wft-a (Zakon o financijskom nadzoru) i podružnice izdavatelja, u slučaju da su to i sami izdavači. Emitent je svako ko želi izdati vrijednosne papire ili namjerava izdati vrijednosne papire.

Druge točke pažnje

Ipak, to nije sve. Pravni subjekti sami moraju uzeti u obzir neke važne aspekte. Jedan od tih aspekata je činjenica da će pravna osoba i dalje biti odgovorna za podnošenje finansijskih izvještaja koja su u skladu sa zakonom. To između ostalog znači da bi financijski izvještaji trebali biti u stanju stvoriti takav uvid da se u dovoljnoj mjeri može procijeniti financijski položaj pravnog lica. Stoga savjetujem svakoj kompaniji da pažljivo provjeri podatke u financijskim izvještajima prije nego što se uvijek podnesu. I posljednje, ali ne najmanje bitno, obratite pažnju na činjenicu da će odbijanje podnošenja izjava na propisani način predstavljati prekršaj na temelju Zakona o gospodarskom prekršaju (Wet op de Economische Delicten). Sasvim povoljno, potvrđeno je da finansijski izvještaji stvoreni metodom SBR mogu biti korišteni na sastanku dioničara da utvrde te izvještaje. Ovi računi takođe mogu biti podložni reviziji od strane računovođe u skladu sa članom 2: 393 Holandskog građanskog zakonika.

zaključak

Uvođenjem Zakona o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima i pripadajuće Rezolucije, vlada je pokazala lijep djelić progresivnosti. Kao rezultat toga, za mala i srednja preduzeća postat će obvezno polaganje financijskih izvještaja elektroničkim putem iz 2016. i 2017. godine, osim ako kompanija ne spada u područje jednog od izuzetaka. Prednosti su brojne. Ipak, savjetujem svim kompanijama da se drže svog psa, jer konačna odgovornost ostaje na samim tvrtkama koje su dužne za podnošenje prijava, a kao direktor tvrtke, zasigurno ne želite da se ostavite da se pozabave posljedicama.

kontakt

Ako imate dodatnih pitanja ili komentara nakon čitanja ovog članka, slobodno se obratite mr. Maxim Hodak, advokat pri Law & More putem maxim.hodak@lawandmore.nl ili mr. Tom Meevis, odvjetnik u Law & More putem tom.meevis@lawandmore.nl ili nas nazovite na +31 (0) 40-3690680.

Udio