Klauzule poslovnog ugovora u Holandiji: šta moraju sadržavati?

Poslovni ugovor prema holandskom pravu zahtijeva jasne klauzule o strankama, izvršenju, cijeni i plaćanju, općim uslovima i odredbama, odgovornosti, raskidu, te važećem pravu i forumu. Ne postoje opći formalni zahtjevi: ugovor se može zaključiti čak i usmeno, ali bez jasnih pisanih klauzula ovisite o općim pravilima holandskog Građanskog zakonika, koja možda ne odgovaraju vašem poslovanju.

Klauzule koje odlučuju o sporovima rijetko su one kojima se posvećuje najviše pažnje tokom pregovora. Četiri su odlučujuće. Prvo, opći uslovi i odredbe: oni obavezuju drugu stranu samo ako su stavljeni na raspolaganje prije ili kada je ugovor zaključen. Pozivanje na fakturi poslanoj naknadno je prekasno. Ako se obje strane pozovu na svoje uslove, prvo pozivanje uglavnom ima prednost, osim ako ga druga strana izričito ne odbije. Drugo, ograničenje odgovornosti: ovo je u principu važeće, ali se na njega ne može pozivati ​​ako bi to bilo neprihvatljivo u datim okolnostima. Stoga proporcionalno ograničenje ima veće šanse od općeg isključenja. Treće, odredbe o raskidu: one bi trebale izričito navesti kada se ugovor može raskinuti radi praktičnosti i uz koju najavu, jer raskid dugoročnog ugovora bez izričite klauzule uveliko zavisi od okolnosti. Četvrto, klauzule o rješavanju sporova i primjenjivom pravu, koje određuju ne samo gdje se spor saslušava, već i da li se presuda može izvršiti tamo gdje se nalazi imovina druge strane.

Koji osnovni elementi pripadaju poslovnom ugovoru?

Poslovni ugovor treba barem precizno identifikovati stranke, jasno opisati izvršenje i navesti cijenu i uslove plaćanja. Ovi elementi sprječavaju najčešće sporove o tome ko je obavezan i šta je dogovoreno.

Kako opisujete zabave, nastup i cijenu?

Prema holandskom zakonu, ugovor se zaključuje ponudom i prihvatanjem (Član 6:217 holandskog Građanskog zakonika, Burgerlijk Wetboek , BW). Kod poslovnih ugovora je mudro sve zabilježiti u pisanoj formi, počevši od stranaka: njihova puna imena i prezimena, registracijski brojevi u holandskoj Privrednoj komori ( Kamer van Koophandel , KvK) ili stranom registru i registrovane adrese. Provjerite da li je osoba koja potpisuje ovlaštena da zastupa kompaniju. Trgovački registar pokazuje ko je ovlašten da djeluje u ime holandske kompanije i da li postoje ograničenja.

Opis robe ili usluga je podjednako važan. Navedite tačno šta će biti isporučeno, koji se zahtjevi kvaliteta primjenjuju i do kada. Nejasni opisi poput „podrška po potrebi“ ili „standardni kvalitet“ dovode do sporova o tome da li je izvedba bila adekvatna.

Finansijski uslovi su okosnica ugovora: cijena, svako prilagođavanje cijene, uslovi plaćanja, fakturisanje i posljedice kašnjenja u plaćanju. Između preduzeća, ako nije dogovoren rok plaćanja, plaćanje dospijeva u roku od trideset dana (Član 6:119a BW). Može se dogovoriti i duži rok, ali rok duži od šezdeset dana važi samo ako nije grubo nepravedan prema povjeriocu, a od 1. jula 2022. godine velika kompanija koja plaća malom ili srednjem dobavljaču ne može pristati na rok duži od trideset dana. Ako plaćanje kasni, dospijeva zakonska komercijalna kamata bez potrebe za obavještenjem o neizvršenju obaveza.

Koje zaštitne klauzule treba dodati?

Pored osnovnih odredbi, većina poslovnih ugovora zahtijeva klauzule o općim uvjetima i odredbama, povjerljivosti, odgovornosti, intelektualnom vlasništvu i rješavanju sporova. Ove klauzule određuju vašu poziciju kada nešto krene po zlu.

Opći uvjeti i odredbe ( algemene voorwaarden ) uređeni su članovima 6:231 do 6:247 BW. Oni su obavezujući samo ako ih je druga strana prihvatila, što se može i podrazumijevati, na primjer, pozivanjem u ponudi na koje se ne prigovara. Osim toga, morate dati drugoj strani razumnu priliku da ih pročita prije ili kada se ugovor zaključi, na primjer slanjem s ponudom; ako to ne učinite, druga strana u principu može poništiti klauzule na koje se poziva protiv njih (član 6:233(b) BW). Klauzule koje su nerazumno opterećujuće također se mogu poništiti (član 6:233(a) BW). Velike kompanije i kompanije koje objavljuju svoje godišnje račune ne mogu se pozvati na ovu zaštitu (član 6:235 BW). Kada se obje strane pozivaju na vlastite opće uvjete, prva referenca ima prednost, osim ako je druga strana izričito ne odbije (član 6:225(3) BW).

Mediacija i arbitraža su uobičajeni u poslovnim ugovorima, ali nisu standardni postupak: bez klauzule, sporovi se rješavaju redovnim sudovima, počevši od okružnog suda (rechtbank).

Koje klauzule mora sadržavati holandski poslovni ugovor?

Osnovne klauzule su povjerljivost, ograničenje odgovornosti, intelektualno vlasništvo, rješavanje sporova i primjenjivo pravo, raskid ugovora te plaćanje i izvršenje. Za svaku od njih, formulacija određuje da li je valjana u sporu.

Kako se sastavljaju klauzule o povjerljivosti, odgovornosti i intelektualnom vlasništvu?

Klauzula o povjerljivosti treba da definiše koje su informacije povjerljive, koliko dugo obaveza traje, uključujući i nakon prestanka ugovora, i šta se dešava ako se prekrši. Klauzula o kazni ( boetebeding ) olakšava sprovođenje, jer tada ne morate dokazivati ​​svoj gubitak. Međutim, sud može smanjiti kaznu ako to očigledno zahtijeva pravičnost (Član 6:94 BW). Imajte na umu da Zakon o zaštiti poslovnih tajni ( Wet bescherming bedrijfsgeheimen ) štiti samo informacije za koje su poduzete razumne mjere tajnosti; klauzula o povjerljivosti je jedna od tih mjera.

Klauzula o ograničenju odgovornosti ograničava štetu koja se može tražiti, na primjer do vrijednosti ugovora ili iznosa pokrivenog osiguranjem, i može isključiti određene vrste gubitaka, kao što su indirektni gubitak ili izgubljena dobit. Takve klauzule su u principu važeće. Međutim, stranka se ne može pozivati ​​na isključenje ako bi to bilo neprihvatljivo prema standardima razumnosti i pravičnosti (Član 6:248(2) BW), na primjer u slučaju namjere ili namjerne nepažnje od strane njenog menadžmenta. Što je klauzula uravnoteženija, veća je vjerovatnoća da će biti potvrđena.

Klauzule o intelektualnom vlasništvu definiraju ko je vlasnik prava na djela, softver, dizajn i izume stvorene prema ugovoru i koju licencu dobija druga strana. Prema holandskom zakonu, prijenos autorskih prava zahtijeva akt (Član 2. Zakona o autorskim pravima, Auteurswet ). Bez pismenog ustupljenja, prava u principu ostaju kod autora, na primjer, freelancera ili vanjskog programera, čak i ako ste platili za djelo.

Kako uređujete rješavanje sporova i primjenjivo pravo?

Izričito odaberite mjerodavno pravo i forum. U međunarodnim ugovorima, ovo određuje koja se pravila primjenjuju, gdje se spor rješava i da li se odluka može sprovesti protiv druge strane.

Unutar EU, stranke mogu slobodno izabrati mjerodavno pravo (Član 3. Uredbe Rim I, 593/2008). Ako ne izvrše izbor, obično se primjenjuje pravo zemlje stranke koja ispunjava karakterističnu obavezu, na primjer prodavca ili pružaoca usluga. Izbor suda za sudove države članice EU se u principu poštuje prema članu 25. Uredbe Brisel I-bis (1215/2012), a presude su tada izvršne u cijeloj EU. Ako se imovina druge stranke nalazi izvan EU, arbitraža je često bolji izbor, jer se arbitražne odluke mogu izvršiti u mnogim zemljama koje su stranke Njujorške konvencije iz 1958. godine.

Opcije u Holandiji uključuju redovne okružne sudove, Holandski trgovački sud (NCC), gdje se međunarodni trgovački slučajevi mogu saslušavati na engleskom jeziku, i arbitražu, na primjer prema pravilima Holandskog arbitražnog instituta (NAI). Klauzula o više koraka, s pregovorima između menadžmenta prvo, a zatim medijacijom, može pomoći u rješavanju sukoba bez postupka. Pobrinite se da takva klauzula navodi jasne rokove, kako ne bi odgodila hitne mjere poput skraćenog postupka.

Kako se sastavljaju klauzule o raskidu?

Izričito navedite kada ugovor prestaje, kako se može prijevremeno raskinuti i uz kakav otkazni rok. Bez izričite klauzule, nije sigurno da li se dugoročni ugovor može raskinuti i pod kojim uslovima.

Ugovor na određeno vrijeme prestaje na kraju njegovog trajanja; prijevremeni raskid je u principu moguć samo ako je dogovoreno ili u slučaju kršenja ugovora. Za ugovore na neodređeno vrijeme, holandski građanski zakonik ne sadrži opšte pravilo. Prema sudskoj praksi Vrhovnog suda, takvi ugovori se u principu mogu raskinuti, ali zahtjevi razumnosti i pravičnosti mogu značiti da se mora poštovati određeni otkazni rok, da se mora ponuditi naknada ili, u izuzetnim slučajevima, da mora postojati dovoljno ozbiljan razlog. Jasna klauzula o otkaznim rokovima i bilo kakvoj naknadi izbjegava ovu neizvjesnost.

Također regulirajte raskid zbog kršenja. Stranka može raskinuti ( ontbinden ) ugovor ako druga strana ne ispuni obavezu (Član 6:265 BW), ali obično tek nakon što je dostavljena obavijest o neizvršenju obaveze (Članovi 6:74 i 6:82 BW). Obavijest o neizvršenju obaveze daje drugoj strani razuman konačni rok za izvršenje obaveze. Nije potrebna ako je dogovoren fiksni rok (a fatale termijn ) ili ako je izvršenje postalo nemoguće (Član 6:83 BW). U ugovoru se dogovorite kako se obavještenja moraju davati, na primjer preporučenim pismom ili e-poštom na određenu adresu.

Šta bi trebale sadržavati klauzule o plaćanju i izvršenju?

Klauzule o plaćanju i izvršenju trebaju omogućiti mjerljivost obaveza: iznose, rokove dospijeća, fakturiranje, datume isporuke i standarde kvalitete. Samo mjerljive obaveze mogu se lako provesti.

Navedite valutu, način plaćanja, eventualnu avansnu uplatu ili osiguranje i kako se postupa s promjenama cijena. Za kašnjenje u plaćanju, zakon već predviđa zakonsku komercijalnu kamatu (Član 6:119a BW) i, između preduzeća, naknadu troškova naplate od najmanje 40 € (Član 6:96(4) BW). Možete se dogovoriti o drugim kamatama ili troškovima naplate, u granicama zakona.

Za performanse, opišite rezultate, nivoe usluga i proceduru prihvatanja. Procedura prihvatanja s jasnim rokovima sprječava rasprave o tome da li su performanse bile adekvatne. U dugoročnim ugovorima, klauzula o indeksiranju cijena, povezana na primjer s indeksom potrošačkih cijena Statistike Holandije (CBS), štiti od inflacije.

Donja tabela sažima bitne klauzule i šta one trebaju sadržavati.

Koji su uobičajeni rizici i kako ih izbjeći?

Najčešći rizici su nejasne formulacije, problemi s plaćanjem, nejasna intelektualna svojina i nepredviđeni događaji. Smanjujete ih preciznim jezikom, provjerama vaše ugovorne strane i klauzulama koje predviđaju promjene.

Gdje ugovori obično krenu po zlu?

Dvosmislenost je najznačajniji rizik. Prema holandskom pravu, ugovor se ne tumači samo na osnovu teksta, već prema onome što su stranke mogle razumno zaključiti iz međusobnih izjava i ponašanja u datim okolnostima (Haviltex test, Vrhovni sud, 13. mart 1981., ECLI:NL:HR:1981:AG4158). Nejasna formulacija stoga daje prostor za rasprave o tome šta se zaista mislilo, a cijela klauzula o sporazumu to ne isključuje u potpunosti.

Finansijski rizici su druga slaba tačka. Neplaćanje i nejasne obaveze plaćanja mogu opteretiti odnos. Jasni uslovi plaćanja, obezbjeđenje kao što je zadržavanje vlasništva ili bankovna garancija i provjera kreditne sposobnosti druge strane pomažu u ograničavanju gubitka.

Intelektualno vlasništvo je treće područje rizika. Bez jasnih klauzula, dobavljač može zadržati prava na softver ili dizajn za koji ste platili, ili druga strana može koristiti povjerljive informacije nakon isteka ugovora. Eksplicitne klauzule o vlasništvu, korištenju i dodjeli to sprječavaju.

Koje tehnike smanjuju ugovorni rizik?

Provjerite svoju drugu stranu prije potpisivanja, uključite klauzulu o višoj sili i razmotrite kako bi ugovor trebao reagirati na promjenjive okolnosti. Ovi koraci čine ugovor otpornijim.

Osnovna dubinska analiza vaše ugovorne strane uključuje provjeru poslovnog registra (ko je ovlašten za potpisivanje, da li je kompanija još uvijek aktivna), njenog finansijskog položaja i reputacije. Za veće ugovore, tražite reference ili finansijske izvještaje.

Holandski zakon ima zakonsko pravilo o višoj sili: stranka nije odgovorna za neizvršenje obaveze koje joj se ne može pripisati zakonom, ugovorom ili prema općeprihvaćenim stavovima (Član 6:75 BW). Budući da je to pravilo opće, mudro je u klauzuli o višoj sili navesti koji događaji ispunjavaju uslove, kao što su prirodne katastrofe, pandemije, štrajkovi ili vladine mjere, i šta se dešava ako situacija traje dugo, na primjer pravo na raskid nakon određenog perioda. Odvojeno, sud može izmijeniti ili raskinuti ugovor u nepredviđenim okolnostima koje su toliko ozbiljne da druga stranka ne može razumno očekivati ​​da će ugovor ostati nepromijenjen (Član 6:258 BW). Sudovi primjenjuju ovo pravilo sa ograničenjem.

Koje pravne i finansijske zaštitne mjere pomažu na duge staze?

Periodični pregledi ugovora i mehanizam prilagođavanja cijena štite vas tokom trajanja ugovora, zajedno s osiguranjem koje pokriva odgovornost koju preuzimate.

Redovno pregledajte dugoročne ugovore, na primjer jednom godišnje. Također provjerite da li su vaši opći uslovi i odredbe još uvijek ažurni i da li se zaista dostavljaju kupcima.

Klauzula o indeksiranju cijena omogućava periodične prilagodbe cijena na osnovu objektivnog indeksa. Ovo sprječava da dugoročni ugovor postane neprofitabilan zbog inflacije. Bez takve klauzule, uglavnom ste vezani dogovorenom cijenom, a povećanje cijene može se nametnuti samo u izuzetnim slučajevima.

Kako prilagoditi ugovor svom poslovanju?

Holandski zakon daje strankama široku slobodu ugovaranja, tako da možete prilagoditi ugovor svom poslovanju. Počnite od vlastitih rizika i ciljeva, a obrasce koristite samo kao početnu tačku.

Šta se razlikuje po sektorima?

Svaki sektor ima svoje ključne tačke. Tehnološkim kompanijama su potrebne snažne klauzule o intelektualnom vlasništvu, licencama, podacima i nivoima usluga. Proizvođačima su potrebne detaljne specifikacije kvaliteta, uslovi isporuke i procedure inspekcije koje prevazilaze standardne formulacije.

Pružaoci usluga trebaju obratiti posebnu pažnju na opis usluga i rezultata, jer tu nastaje većina sporova. Ugovori o gradnji često koriste standardne uslove, kao što je UAV 2012, a u finansijskom sektoru primjenjuju se specifični regulatorni zahtjevi. Ugovori koji uključuju lične podatke također moraju biti u skladu s GDPR-om, koji može zahtijevati zaseban ugovor o obradi podataka.

Kako uskladiti ugovor sa vašim ciljevima?

U tehnološkim i inovacijskim projektima, ugovori bi trebali predvidjeti budući razvoj: ko je vlasnik poboljšanja, kako se rješavaju promjene u obimu i kako se ugovor prilagođava novim verzijama ili tehnologijama. Procedura promjena s jasnim pravilima o cijeni i planiranju sprječava kasnije rasprave.

Ako poslujete u nekoliko zemalja, provjerite da li su ugovorne odredbe kompatibilne sa zakonom u svakoj zemlji, na primjer u vezi sa obaveznim pravilima za potrošače ili agencije. Izbor holandskog prava ne isključuje uvijek obavezna pravila druge zemlje.

Kako održavate fleksibilnost ugovora?

Ugraditi indeksaciju, periodične preglede učinka i postupak ponovnog pregovaranja. Bez njih, sud će prilagođavati ugovor samo u izuzetnim slučajevima u skladu sa članom 6:258 BW.

Dodijelite svaki rizik strani koja ga najbolje može kontrolirati ili osigurati i to eksplicitno navedite, jer u suprotnom članovi 6:74 i 6:75 BW odlučuju ko ga snosi.

Klauzule o višoj sili i teškim okolnostima postale su važnije posljednjih godina, nakon pandemije i poremećaja u lancima snabdijevanja i cijenama energije. Klauzula koja propisuje šta se dešava u takvim situacijama, na primjer, obaveza ponovnog pregovaranja ili pravo na obustavu ili raskid, nudi više sigurnosti nego oslanjanje na opšta pravila članova 6:75 i 6:258 BW.

Šta biste trebali provjeriti kao dobavljač?

Kao strana koja isporučuje, prvenstveno vam je potrebna zaštita od neplaćanja i neograničena odgovornost. Provjerite ove tačke prije potpisivanja.

• Jeste li uz ponudu poslali svoje opšte uslove, tako da ih kupac ne može poništiti prema članu 6:233(b) BW-a?
• Da li je vaša odgovornost ograničena, na primjer na vrijednost ugovora ili osigurani iznos, s izuzetkom za namjeru i grubu nepažnju?
• Da li rok plaćanja ostaje unutar trideset dana ili najviše šezdeset dana, prema članu 6:119a BW?
• Jeste li dogovorili zadržavanje vlasništva ili neki drugi oblik osiguranja za velike narudžbe?
• Da li vas klauzula o indeksiranju cijena štiti ako ugovor traje duže od godinu dana?

Šta biste trebali provjeriti kao kupac?

Kao strana koja kupuje, prvenstveno vam je potreban jasan opis izvedbe i prava na ono za što plaćate. Provjerite ove tačke prije potpisivanja.

• Jesu li rezultati, nivoi usluga i procedura prihvatanja opisani na mjerljiv način?
• Da li su vam autorska prava na softver ili dizajn dodijeljena aktom, kako to zahtijeva Član 2. Zakona o autorskim pravima?
• Da li vam ograničenje odgovornosti dobavljača ostavlja dovoljno novca za nadoknadu štete ako stvari krenu po zlu?
• Možete li prijevremeno raskinuti ugovor, uz koji otkazni rok i šta se dešava s vašim podacima kada ugovor istekne?
• Da li se osoba koja potpisuje u ime dobavljača pojavljuje u trgovačkom registru KvK kao ovlaštena za to?

Šta možemo učiniti za vas sa poslovnim ugovorima?

Izrađujemo i pregledamo poslovne ugovore prema holandskom zakonodavstvu za holandske i međunarodne kompanije; naša stranica za korporativne advokate detaljnije opisuje ovaj posao.

• Pregledamo vaš nacrt ugovora i označavamo klauzule koje predstavljaju rizik za vas.
• Izrađujemo ili ažuriramo vaše opšte uslove i odredbe i savjetujemo vam kako da ih učinite dostupnim.
• Izrađujemo klauzule o odgovornosti, raskidu, višoj sili i indeksiranju koje odgovaraju vašem poslovanju.
• Savjetujemo o izboru prava i foruma, uključujući arbitražu pred Trgovinskim sudom Nizozemske i NAI arbitražom.
• Šaljemo obavještenje o neizvršenju obaveza ili pismo o raskidu kada druga strana ne ispuni svoje obaveze.

rezime

• Holandski poslovni ugovor nema formalne zahtjeve, ali jasne pisane klauzule o strankama, izvršenju, cijeni i plaćanju sprječavaju većinu sporova.
• Opšti uslovi i odredbe moraju biti prihvaćeni i dostavljeni prije ili prilikom zaključenja ugovora; u slučaju spora oko formi, prva referenca ima prednost, osim ako nije izričito odbijena.
• Proporcionalno ograničenje odgovornosti će se vjerovatnije održati nego opće isključenje (Član 6:248(2) BW).
• Izričito regulisati raskid ugovora, obavještenja o neizvršenju obaveza, višu silu i indeksiranje cijena, jer su zakonska pravila opšta.
• Odaberite primjenjivo pravo i forum imajući na umu provedbu: presude sudova EU kruže unutar EU, a arbitražne odluke i izvan nje.

Često Postavljena Pitanja