Digitalni sastanak dioničara: šta holandski zakon dozvoljava od 2027.

Digitalna skupština dioničara je glavna skupština nevladine organizacije (NV) ili poslovnog subjekta (BV) na kojoj dioničari učestvuju, govore i glasaju online. Do 31. decembra 2026. godine, holandski zakon dozvoljava samo hibridni sastanak: fizički sastanak s dodanim elektronskim učešćem, i to samo ako je to predviđeno osnivačkim aktom. Od 1. januara 2027. godine, Zakon o digitalnoj glavnoj skupštini također dozvoljava potpuno virtuelni sastanak, opet samo tamo gdje je to dozvoljeno osnivačkim aktom.

Šta holandski zakon dozvoljava do 1. januara 2027. godine?

Do kraja 2026. godine, za održavanje glavne skupštine potrebno je fizičko mjesto održavanja; online učešće se može dodati samo uz to. Pravna osnova je Član 2:117a holandskog Građanskog zakonika (BW) za NV i Član 2:227a BW za BV.

Prema ovim članovima, statut (statuten) može dozvoliti svakom dioničaru da prisustvuje, govori i glasa putem elektronskih sredstava komunikacije, lično ili putem pisanog punomoćnika. Zakon postavlja tri uslova: dioničar se može identifikovati putem elektronskih sredstava, može direktno pratiti postupak i može ostvarivati ​​pravo glasa. Statut može dodati i četvrti uslov: da dioničar također može učestvovati u vijećanju.

Pravila o mjestu održavanja sastanka razlikuju se u zavisnosti od vrste kompanije. NV mora održavati svoje sastanke u Holandiji, na mjestu navedenom u statutu ili u opštini svog registrovanog sjedišta (Član 2:116 BW). BV se sastaje na mjestu navedenom u svom statutu, koje može biti izvan Holandije ili u opštini svog registrovanog sjedišta (Član 2:226 BW).

Privremena pravila o vanrednom stanju u vezi s COVID-19 koja su dozvoljavala potpuno virtualne sastanke tokom pandemije su istekla. Odbor koji održi isključivo virtualni sastanak prije 1. januara 2027. godine donosi rezolucije koje se mogu osporiti.

Mogu li dioničari glasati prije skupštine?

Da, ako to određuje statut. Glasovi dati unaprijed se računaju kao glasovi dati na sastanku, ali najraniji trenutak se razlikuje za NV i BV.

• BV: Glasanje se može izvršiti elektronskim putem od tridesetog dana prije sastanka (Član 2:227b BW).
• NV: Glasovi se mogu dati elektronskim putem ili pismom, ali ne prije datuma registracije (dag van registratie), koji je dvadeset osmi dan prije sastanka. Obavještenje mora navesti taj datum (Član 2:117b BW).

Mogu li dioničari odlučivati ​​bez ikakvog sastanka?

Da. Za BV, Član 2:238 BW dozvoljava donošenje odluka izvan sastanka ako sve osobe s pravima sastanka pristanu na taj način odlučivanja. Osim ako članovi ne određuju drugačije, ta saglasnost i glasovi mogu se dati elektronskim putem.

Prije glasanja, direktori i svi nadzorni direktori moraju imati priliku da daju savjet. Za zatvorene poslovne subjekte ovo je često najbrži i najsnažniji put i uopće ne ovisi o formatu sastanka.

NV ima ovu mogućnost samo ako njen statut to predviđa i ako ne postoje dionice na donosioca ili depozitarne potvrde izdate u saradnji sa kompanijom. Odluka tada zahtijeva jednoglasno glasanje svih dioničara s pravom glasa, u pisanoj formi (Član 2:128 BW).

Šta se mijenja sa Zakonom o digitalnim glavnim skupštinama od 1. januara 2027. godine?

Zakon o digitalnoj glavnoj skupštini pravnih lica privatnog prava (Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen) od 3. juna 2026. godine dozvoljava skupštinu koja je dostupna samo online. Objavljen je kao Stb. 2026, 161, a kraljevski dekret od 8. septembra 2026. (Stb. 2026, 259) određuje njegovo stupanje na snagu 1. januara 2027. godine.

Od tog datuma, statut poslovnog subjekta može propisati da je glavna skupština dostupna „također ili isključivo“ elektronskim putem (novi Član 2:227a BW); pravila NV se mijenjaju na isti način. Obavještenje tada mora opisati postupak za učešće online i za elektronsko glasanje.

Zakon postavlja stroži tehnički test za online učešće. Učesnik mora biti prepoznatljiv, mora moći direktno glasati i mora moći pratiti postupak i učestvovati u raspravama putem dvosmjerne audiovizuelne komunikacije. Jednosmjerni prijenos uživo s funkcijom chata više ne ispunjava test. Uslovi o korištenju tehnologije koji nisu navedeni u osnivačkom aktu moraju se objaviti uz obavještenje.

Zakon također pokriva udruženja, zadruge i udruženja vlasnika stanova (vereniging van eigenaars, VvE). U VvE-u, vlasnici koji predstavljaju najmanje četvrtinu glasova mogu, u roku od sedam dana od obavještenja, zatražiti da sastanak bude i fizički dostupan. Ministar mora izvijestiti Parlament o tome kako Zakon funkcioniše u roku od pet godina od njegovog stupanja na snagu.

Koje formate sastanaka možete odabrati?

Postoje četiri formata; koji možete koristiti zavisi od vašeg statuta, a za potpuno digitalni sastanak, od datuma. Tabela sumira situaciju.

Šta se dešava ako sastanak nije održan kako treba?

Nedostatak u načinu sazivanja ili održavanja sastanka čini rezolucije ništavnim prema članu 2:15 BW. Rezolucija čiji je sadržaj u suprotnosti sa zakonom ili statutom je ništavna prema članu 2:14 BW.

Svako ko ima razuman interes za poništenje odluke može zatražiti od okružnog suda u sjedištu kompanije da poništi odluku. To pravo prestaje važiti godinu dana nakon isteka dana kada je odluka bila dovoljno objavljena ili kada je podnosilac zahtjeva saznao za nju ili je obaviješten (Član 2:15(5) BW). Za imenovanje, emisiju dionica ili izmjenu statuta, godina neizvjesnosti je dug period.

Kako pripremate osnivački akt?

Svaki elektronski put zavisi od osnivačkog akta. Ako su oni tihi, kompanija je ograničena na fizički sastanak, šta god tehnologija mogla da uradi.

Tri pitanja odlučuju o tome šta vaša kompanija može učiniti. Da li članovi dozvoljavaju elektronsko učešće prema članu 2:117a ili 2:227a BW? Da li dozvoljavaju elektronsko glasanje unaprijed prema članu 2:117b ili 2:227b BW? I da li sadrže klauzulu koja dozvoljava potpuno digitalni sastanak od 1. januara 2027. godine? Klauzula koja omogućava odboru da odabere format, u okviru zakonskih uslova koji su na snazi ​​u to vrijeme, traje duže od klauzule vezane za jednu tehnologiju.

Izmjena statuta zahtijeva odluku glavne skupštine, s većinom propisanom statutom, i notarski zapis koji je sastavio holandski notar. Naš članak o statutu u Holandiji objašnjava postupak. Naš pregled dobrog okvira korporativnog upravljanja stavlja ga u širu sliku upravljanja.

Koji otkazni rokovi se primjenjuju?

Zakonski propisani minimalni rokovi za obavještenje su isti za svaki format sastanka. Ako je rok prekratak, ne mogu se donijeti valjane odluke, uz rijetke izuzetke.

• BV: obavještenje najkasnije osmog dana prije sastanka (Član 2:225 BW). Zakašnjelo obavještenje se ispravlja samo ako se sve osobe s pravom na sastanak slažu s donošenjem odluke i ako direktori i nadzorni direktori mogu prethodno dati savjet.
• NV: obavještenje najkasnije petnaestog dana prije sastanka (Član 2:115(1) BW). Zakašnjelo obavještenje se ispravlja samo jednoglasnom odlukom na sastanku na kojem je zastupljen cjelokupni izdati kapital.
• Navedeno u Nevadi: obavještenje najkasnije četrdeset drugog dana prije sastanka (Član 2:115(2) BW), u kombinaciji s datumom registracije koji određuje ko može glasati.

Za hibridni ili digitalni sastanak, obavještenje mora objasniti i kako funkcioniše online učešće: platforma, kako se identifikuju dioničari, kako zatražiti riječ, kako i do kada se mogu glasati i kako se podnosi pismeno punomoćje. Kompanija mora biti u mogućnosti da provjeri da li svako punomoćje dolazi od dioničara navedenog u registru dioničara.

Koje tehničke zahtjeve mora ispunjavati platforma?

Platforma mora omogućiti zakonski test: identifikaciju, direktno učešće i provjerljivo glasanje. Od 1. januara 2027. godine, potpuno digitalni sastanak zahtijeva i dvosmjernu audiovizuelnu komunikaciju.

• Identifikacija: pristupne vjerodajnice povezane s unosom u registar dioničara, idealno s višefaktorskom autentifikacijom ili pouzdanom uslugom digitalnog identiteta.
• Učešće: audio i video u realnom vremenu, funkcija moderiranih pitanja i vidljivi red za govor.
• Glasanje: glasovi pripisani identificiranim dioničarima, ponderirani prema registru dioničara i reproducirani iz sistemskih zapisa.
• Zaštita podataka: Obrada ličnih podataka mora biti u skladu sa GDPR-om i holandskim Zakonom o implementaciji GDPR-a (UAVG), uz ugovor o obradi i fiksni period čuvanja snimaka.

Zabilježite izbor u kratkom tehnološkom memorandumu: zašto je platforma odabrana, kako ispunjava Član 2:117a ili 2:227a BW i šta se dešava ako sistem zakaže. Sačuvajte ga zajedno s obavještenjem, proksijama i logovima. Ta datoteka je vaš odgovor na zahtjev za poništenje u roku od jedne godine iz Člana 2:15 BW.

Kako vodite online sastanak?

Predsjedavajući mora osigurati i biti u mogućnosti pokazati da je svaki dioničar imao stvarnu priliku da govori i glasa. Kršenje razumnosti i pravičnosti (Član 2:8 BW), na primjer nejednak tretman učesnika, čini rezoluciju ništavom prema Članu 2:15 BW.

Započnite s pravilima: kako zatražiti riječ, kako se postupa s unaprijed poslanim pitanjima, kako funkcionira glasanje i što se događa ako veza ne uspije. Prođite kroz red za govornike prema objavljenom redoslijedu i objavite svaki rezultat u cijelosti: glasovi za, glasovi protiv i uzdržani.

Ako tehnički kvar spriječi značajan broj dioničara da glasa, suspendujte sastanak. Ako se problem ne može riješiti, prekinut ćete sastanak i ponovo ga sazvati uz novu obavijest u zakonskom roku od osam dana (BV) ili petnaest dana (NV). Dajte predsjedavajućem eksplicitan mandat u statutu ili pravilima sastanka da suspenduje ili odloži sastanak iz tehničkih razloga.

Šta morate uraditi nakon sastanka?

Zapisnik (notulen) je dokaz da je sastanak održan u skladu sa zakonom. Za online sastanak, također mora zabilježiti kako su dioničari identificirani, potpune rezultate glasanja iz zapisnika platforme i sve tehničke probleme.

Neke rezolucije zahtijevaju praćenje. Imenovanje ili razrješenje direktora mora biti registrovano kod Privredne komore (Kamer van Koophandel, KVK), a izmjena i dopuna članaka zahtijeva notarski akt koji notar podnosi. Tamo gdje se dokumenti potpisuju na daljinu, naš članak o pravna vrijednost digitalnih potpisa objašnjava koji potpis treba koristiti.

Šta biste trebali provjeriti kao odbor?

• Da li osnivački akt dozvoljava hibridno učešće, glasanje unaprijed i, od 1. januara 2027. godine, potpuno digitalni sastanak?
• Je li obavještenje poslano na vrijeme: osam dana (BV), petnaest dana (NV) ili četrdeset dva dana (navedeno NV)?
• Da li obavještenje objašnjava online proceduru, metodu identifikacije, podnošenje punomoći i sve uslove u vezi s tehnologijom?
• Da li platforma nudi dvosmjernu audiovizuelnu komunikaciju i evidentirano, pripisivo glasanje?
• Postoji li rezervni plan i mandat predsjedavajućeg za obustavu ili odlaganje sjednice?
• Da li se zapisnici, dnevnici i punomoći čuvaju zajedno najmanje godinu dana tokom perioda poništenja?

Šta biste trebali provjeriti kao dioničar?

• Da li statut dozvoljava format koji je upravni odbor odabrao?
• Da li je obavještenje poslano u zakonskom roku i da li navodi datum registracije gdje je to potrebno?
• Možete li biti identificirani, pratiti sastanak i glasati bez ometanja?
• Da li vam je data riječ po objavljenom redoslijedu i da li su rezultati glasanja objavljeni u cijelosti?
• Jeste li zabilježili datum kada ste saznali za rezoluciju, kako biste ostali u roku od jedne godine iz člana 2:15(5) BW?

Šta možemo učiniti za vas sa digitalnim sastankom dioničara?

Naš tim za korporativno pravo pruža podršku upravnim odborima i dioničarima prije, tokom i nakon sastanka.

• Pregledavamo vaš statut u skladu s članovima 2:117a, 2:117b, 2:227a, 2:227b i 2:238 BW i pravilima koja se primjenjuju od 1. januara 2027. godine.
• Izrađujemo nacrt izmjene statuta i usklađujemo notarski akt s notarom specijaliziranim za građansko pravo.
• Izrađujemo obavještenja, pravila sastanka i obrasce za punomoćje za hibridni ili potpuno digitalni sastanak.
• Provjeravamo postavke platforme i tehnološki memorandum u odnosu na zakonske propise.
• Procjenjujemo da li je odluka ništava ili poništiva i, ako je potrebno, pokrećemo ili branimo postupak za poništenje u roku od godinu dana.

rezime

• Do 31. decembra 2026. godine, nevladine organizacije (NV) i poslovni subjekti (BV) mogu održavati samo fizički ili hibridni sastanak; hibridni put zahtijeva osnovu u osnivačkom aktu (članovi 2:117a i 2:227a BW).
• Od 1. januara 2027. godine Zakon o digitalnoj glavnoj skupštini (Stb. 2026, 161) dozvoljava potpuno digitalnu skupštinu, ako je to predviđeno člancima.
• Online učešće tada zahtijeva identifikaciju, direktno glasanje i dvosmjernu audiovizuelnu komunikaciju.
• BV može izbjeći sastanak rezolucijom izvan sastanka prema članu 2:238 BW ako sve osobe s pravom na sastanak daju saglasnost.
• Proceduralni nedostaci čine odluke ništavim prema članu 2:15 BW; zahtjev zastarijeva nakon jedne godine.

Često Postavljena Pitanja