Praćenje zaposlenih u Holandiji: šta poslodavci mogu učiniti?

Kao poslodavac u Holandiji, možete pratiti zaposlenike samo ako imate specifičan legitimni interes, nijedna manje nametljiva mjera neće biti dovoljna, a zaposleni su unaprijed obaviješteni o tome šta se prati i zašto. U većini slučajeva vam je potrebna i prethodna saglasnost radničkog vijeća (ondernemingsraad) u skladu sa članom 27(1) Zakona o radničkim vijećima (WOR); sistem praćenja uveden bez nje je ništav ako se radničko vijeće pozove na ništavost.

Ovaj članak objašnjava koja se pravila primjenjuju, zašto pristanak zaposlenika rijetko funkcionira kao pravni osnov, šta morate dokumentirati, kako je uključen radnički savjet i šta pravila znače za kamere, praćenje, e-poštu i rad od kuće.

Koja pravila regulišu praćenje zaposlenih?

Istovremeno se primjenjuju četiri seta pravila. GDPR (na holandskom: AVG) reguliše svaku obradu ličnih podataka, a Zakon o implementaciji GDPR-a (Uitvoeringswet AVG, UAVG) dodaje nacionalna pravila i daje holandskom Agenciji za zaštitu podataka ( Autoriteit Persoonsgegevens ) njegova ovlaštenja.

Član 8 Evropske konvencije o ljudskim pravima štiti privatni život, uključujući komunikaciju na poslu. Prema članu 7:611 holandskog Građanskog zakonika (BW), morate se ponašati kao dobar poslodavac, a sudovi primjenjuju taj standard na praćenje koje je nesrazmjerno u radnom odnosu. Krivični zakon postavlja krajnje granice: prema članu 139f holandskog Krivičnog zakonika (Sr), tajno snimanje osoba u kući ili drugom nejavnom mjestu skrivenim uređajem je krivično djelo, a prema članu 139a Sr namjerno prisluškivanje razgovora u kojem ne učestvujete tehničkim uređajem je također krivično djelo.

Koju pravnu osnovu poslodavac može koristiti?

U praksi funkcioniše samo osnova legitimnog interesa. Saglasnost zaposlenih rijetko je važeća, jer zavisnost u radnom odnosu znači da se rijetko daje slobodno; program praćenja izgrađen na potpisanim obrascima saglasnosti ne počiva ni na čemu.

Neophodnost za izvršavanje ugovora o radu je podjednako slaba: isplata plata zahtijeva administraciju, a ne evidentiranje unosa podataka. Zakonska obaveza opravdava registraciju samo u mjeri u kojoj obaveza doseže, na primjer evidencija radnog vremena.

Test legitimnog interesa ima tri koraka koja morate proći i zabilježiti. Prvo, konkretno definirajte interes, kao što je sprječavanje krađe iz određenog skladišta. Drugo, pokažite neophodnost: mjera mora služiti tom interesu i nije dostupna blaža mjera. Treće, odvažite interes u odnosu na privatnost zaposlenika, uzimajući u obzir koliko je mjera nametljiva, koliko dugo traje i na koliko ljudi utiče. Većina programa ne uspijeva jer se prvi korak preskoči.

Šta nužnost i proporcionalnost znače u praksi?

Kontinuirano praćenje se procjenjuje mnogo strože od periodičnih ili uzorkovanih provjera. Ciljano praćenje identifikovanog zaposlenika na osnovu konkretne sumnje, tokom ograničenog perioda, lakše je opravdati nego sveobuhvatno praćenje cijele radne snage. Agregirani ili pseudonimizirani podaci su obično lakša alternativa koju morate prvo isprobati.

Praćenje možda neće dosegnuti područja gdje zaposleni očekuju privatnost, kao što su toaleti, svlačionice i prostori za odmor. Zdravstveni podaci su posebna kategorija: sistem za odsustvo može evidentirati datume odsustva, ali menadžer možda neće evidentirati medicinski razlog.

Šta se mora reći zaposlenima prije početka praćenja?

Zaposleni moraju biti unaprijed obaviješteni: koji se podaci prikupljaju, u koju svrhu, na kojoj pravnoj osnovi, ko ima pristup, koliko dugo se podaci čuvaju i koja prava imaju. Ovo treba uključiti u pisani protokol praćenja ili kodeks ponašanja, a ne u klauzulu skrivenu u ugovoru.

Tijelo za zaštitu podataka obično će prvo tražiti dva dokumenta. Registar aktivnosti obrade mora navesti praćenje. A za sistematsko ili praćenje velikih razmjera, morate provesti procjenu utjecaja na zaštitu podataka (DPIA) prije nego što sistem bude aktivan. Ako DPIA pokaže visok rezidualni rizik koji ne možete smanjiti, morate se konsultovati s Tijelom za zaštitu podataka prije nego što počnete; uključite svog službenika za zaštitu podataka od samog početka.

Zaposleni čuvaju određenu povjerljivost u svojoj komunikaciji na opremi kompanije. Možete ograničiti ili zabraniti privatnu upotrebu, ali ne smijete jednostavno čitati poruke koje su očigledno privatne. Pogledajte naš članak o tome da li vaš poslodavac može čitati vaše e-mailove.

Kada radničko vijeće mora dati saglasnost?

Prema članu 27(1) Zakona o radu (WOR), potrebna vam je saglasnost radničkog vijeća za propis o obradi i zaštiti ličnih podataka zaposlenika (podstav k) i za propis o objektima koji su namijenjeni ili pogodni za praćenje prisustva, ponašanja ili učinka (podstav l). Planovi kamera, sistemi za praćenje, softver za praćenje i internet i e-mail protokoli spadaju pod jedno ili oboje.

Riječi „pogodno za“ su bitne: ne morate imati namjeru pratiti učinak. Sigurnosni sistem koji može proizvesti podatke o individualnom ponašanju također zahtijeva saglasnost. Prema članu 27(5) WOR-a, odluka donesena bez saglasnosti je ništavna ako radničko vijeće pismeno uloži zahtjev za ništavost u roku od mjesec dana od kada je obaviješteno o odluci ili saznalo da se ona primjenjuje. Ako radničko vijeće odbije saglasnost, možete zatražiti dozvolu od okružnog suda (kantonrechter) prema članu 27(4) WOR-a; ovo se odobrava samo ako je odbijanje nerazumno ili ako odluku zahtijevaju ozbiljni poslovni razlozi.

Koja su pravila za kamere, praćenje, e-poštu i softver?

Svaka tehnika se testira u odnosu na ista tri koraka, ali neki ishodi su predvidljivi. Što je tehnika kontinuiranija i bliža privatnom životu, to je mjeru teže opravdati.

• Kamere: dozvoljeno u konkretnu svrhu kao što je sprečavanje krađe ili osiguranje sigurnosti, sa jasnim znakovima na ulazu i u nadziranim prostorima. Ne u toaletima, svlačionicama ili odmorištima. Čuvajte snimke samo kratko, osim ako se incident mora sačuvati, te ograničite i evidentirajte pristup. Pogledajte naš članak o Video nadzor na radnom mjestu.
• Skrivene kamere: samo u izuzetnim slučajevima: konkretna sumnja na ozbiljno krivično djelo, bez realne alternative, ograničeno u vremenu i obimu, te unaprijed najavljeno u općim crtama. Krivično ograničenje člana 139f Sr uvijek se primjenjuje.
• Praćenje vozila: zakonito za planiranje rute, sigurnost vozila ili zakonsku obavezu registracije, ako zaposleni znaju. Ako je dozvoljena privatna upotreba, sistem mora dozvoliti isključivanje privatnih putovanja.
• E-pošta i internet: Pratiti podatke o prometu (kategorije web stranica, količine) umjesto sadržaja. Čitati sadržaj samo za konkretan incident, uz dokumentirano ovlaštenje i proceduru za odlaganje privatnih poruka.
• Softver za produktivnost: Zapisivanje pritiska tipki, redovni snimci ekrana i uvijek uključene web kamere uglavnom ne zadovoljavaju test nužnosti.
• Društveni mediji: Sistematsko provjeravanje privatnih računa zaposlenika nije dozvoljeno; pregledavanje javne objave zbog konkretnog incidenta je mnogo uže pitanje.

Možete li pratiti zaposlenike koji rade od kuće?

Primjenjuju se ista pravila, ali je test ravnoteže strožiji jer je radno mjesto dom. Stalno praćenje kamerom ili web kamerom osobe koja radi od kuće je nesrazmjerno u uobičajenim okolnostima i utiče i na druge u domaćinstvu.

Mjerite učinak i dogovorenu dostupnost umjesto aktivnosti, ograničite evidentiranje na dogovoreno radno vrijeme i navedite u politici šta se evidentira na uređajima kompanije. Pogledajte naš članak o radu od kuće.

Šta zaposleni mogu učiniti protiv nezakonitog praćenja?

Zaposleni mogu zatražiti pristup svojim ličnim podacima, uključujući zapisnike, snimke kamera i izvještaje o praćenju; poslodavac u principu mora odgovoriti u roku od mjesec dana. Mogu tražiti ispravku, prigovoriti na obradu na osnovu legitimnog interesa, uložiti žalbu Agenciji za zaštitu podataka i tražiti naknadu materijalne i nematerijalne štete.

Najoštrije posljedice obično nastaju u samom radnom sporu. Holandski građanski postupak ne isključuje automatski nezakonito pribavljene dokaze, ali sud može pripisati posljedice, kao što je veća naknada zaposleniku ili nalaz da je poslodavac djelovao ozbiljno krivo. Poslodavac koji vrši nadzor bez odgovarajućeg osnova može izgubiti slučaj otkaza koji bi inače dobio; pogledajte našu napomenu o skraćenom otkazu na osnovu podataka praćenja koji su prekršili GDPR.

Šta biste trebali provjeriti kao poslodavac?

• Definirajte u jednoj rečenici konkretan problem koji monitoring mora riješiti.
• Zabilježite zašto manje nametljiva mjera ne bi funkcionirala.
• Izvršite DPIA za sistematski ili veliki monitoring prije nego što sistem bude pušten u rad.
• Zatražite saglasnost radničkog vijeća u skladu sa članom 27(1)(k) i (l) WOR prije kupovine i implementacije.
• Objavite čitljiv protokol praćenja i dodajte obradu u svoj registar.
• Ograničite pristup imenovanim ulogama, postavite kratke periode zadržavanja i procijenite sistem nakon prvog perioda.

Šta biste trebali provjeriti kao zaposlenik?

• Zatražite protokol praćenja i provjerite da li ste bili obaviješteni prije početka praćenja.
• Pitajte radničko vijeće da li je dalo saglasnost za sistem.
• Zatražite pristup podacima koji se čuvaju o vama, kao što su zapisnici i snimci s kamere.
• Ako se dokazi praćenja koriste protiv vas, provjerite da li je poslodavac imao konkretan interes i da li je prvo pokušao s blažim mjerama.
• Imajte na umu da se radnički savjet može pozvati na ništavost samo u roku od mjesec dana prema članu 27(5) WOR-a.

Šta možemo učiniti za vas u vezi sa praćenjem zaposlenih?

Naši advokati za radno pravo sarađuju s našim advokatima za zaštitu privatnosti na praćenju datoteka.

• Procjenjujemo da li planirana mjera praćenja zadovoljava test legitimnog interesa.
• Izrađujemo protokol praćenja, DPIA i ugovor o obradi s dobavljačem.
• Pripremamo zahtjev za saglasnost radničkom vijeću ili zamjenski zahtjev za saglasnost podokružnom sudu.
• Savjetujemo radničke savjete o zahtjevu za saglasnost ili o pozivanju na ništavost.
• Procjenjujemo dokaze o praćenju u slučaju otkaza, za poslodavca ili zaposlenika.

rezime

• Praćenje zahtijeva konkretan legitimni interes, neophodnost i proporcionalnost; pristanak zaposlenika rijetko funkcionira.
• Unaprijed obavijestite osoblje pisanim protokolom i provedite DPIA za sistematsko praćenje.
• Saglasnost radničkog vijeća prema članu 27(1) WOR-a je potrebna za većinu sistema praćenja; bez nje, odluka se može proglasiti ništavnom.
• Prikriveno snimanje na mjestu koje nije javno i prisluškivanje su krivična djela prema članovima 139f i 139a Sr.
• Nezakonito praćenje može potkopati slučaj otpuštanja.

Često Postavljena Pitanja