GDPR ne propisuje tabelu perioda čuvanja. Pravilo je da se lični podaci ne smiju čuvati u obliku koji omogućava identifikaciju duže nego što je potrebno za svrhe za koje su obrađeni, što znači da poslodavac mora odlučiti, po kategoriji, koliko dugo mu podaci zapravo trebaju i biti u stanju da obrazloži tu odluku.
U praksi, holandski poslodavci koriste dva referentna perioda: opći period od oko dvije godine nakon prestanka zaposlenja za većinu podataka o osoblju i sedam godina za sve što zahtijeva porezna uprava, jer je to zakonski propisani period čuvanja fiskalnih evidencija. Naš članak o tome šta se može čuvati u osobnom dosijeu bavi se sadržajem; ovaj se bavi time koliko dugo.
Dvogodišnja kategorija
Većina spisa spada ovdje: ugovor o radu i njegovi amandmani, prepiska o učinku, ocjenjivanja, evidencija o obuci, upozorenja, evidencija o datumima odsustva i opšta administrativna evidencija o zaposlenju. Uobičajeni period je dvije godine nakon prestanka zaposlenja, a on se poklapa sa periodima u kojima se obično podnose zahtjevi za naknadu štete iz radnog odnosa.
U slučaju spora koji je u toku ili se može predvidjeti, podaci relevantni za njega mogu se čuvati dok se ne riješi. To je legitimna potreba, ali opravdava čuvanje relevantnog materijala, a ne cijelog dosijea, na neodređeno vrijeme.
Sedmogodišnja kategorija
Administracija platnog spiska, obračun poreza na platu i kopija identifikacionog dokumenta ovjerena na početku zaposlenja čuvaju se sedam godina nakon završetka godine u kojoj je zaposlenje prestalo, jer to zahtijeva poresko zakonodavstvo. Ovdje poslodavac nema diskreciono pravo: fiskalna obaveza određuje period i ona nadjačava opći princip minimizacije za te specifične evidencije.
Podnosioci zahteva
Podaci kandidata koji nisu imenovani obično se uništavaju u roku od četiri sedmice od završetka postupka. Uz saglasnost kandidata, mogu se čuvati do godinu dana, što predstavlja bazu talenata – a saglasnost znači stvarni izbor, zabilježen, a ne red u izjavi o privatnosti.
Podaci o bolesti i medicinski podaci
Podaci o zdravlju zaposlenika čuvaju se kod ljekara kompanije, a ne kod poslodavca, i podliježu medicinskoj povjerljivosti sa vlastitim pravilima čuvanja. Ono što poslodavac čuva ograničeno je na datume odsustva i informacije potrebne za reintegraciju i isplatu plate, a to se odnosi na uobičajene periode čuvanja osoblja.
Učiniti da to funkcionira u praksi
Tri stvari pretvaraju ovo iz teorije u usklađenost. Raspored čuvanja podataka koji određuje period po kategoriji, zabilježen u registru obrade. Fiksni godišnji trenutak u kojem se raspored zapravo primjenjuje, jer politike čuvanja podataka ne uspijevaju zbog neaktivnosti, a ne zbog neslaganja. I brisanje koje je stvarno: uklanjanje datoteke iz sistema za osoblje dok kopije ostaju u poštanskim sandučićima, dijeljenim diskovima i sigurnosnim kopijama nije brisanje i to je prva stvar koju zahtjev za pristup otkriva.
Često Postavljena Pitanja
Može li zaposlenik zahtijevati brisanje podataka?
Ponekad. Pravo na brisanje primjenjuje se kada podaci više nisu potrebni ili su nezakonito obrađeni, ali ne nadjačava zakonsku obavezu čuvanja podataka, kao što je fiskalna.
Možemo li duže čuvati datoteku u slučaju budućeg zahtjeva?
Tamo gdje je zahtjev realno predvidljiv, da, za materijal koji je za njega relevantan. Opšta mogućnost nekog budućeg spora ne opravdava zadržavanje svega.
Šta je sa referencama i izlaznim dokumentima?
Oni spadaju u kategoriju općeg osoblja. Zadržavanje sporazuma o poravnanju za fiskalni period je opravdano kada ima posljedice na plate.
Savjet
Izrađujemo rasporede čuvanja podataka, pregledamo upravljanje osobljem u skladu s GDPR-om i savjetujemo gdje se mogu zatražiti brisanje ili pristup podacima. Molimo kontaktirajte nas. Law & More.
