Pravna usklađenost u Holandiji: koja pravila obavezuju vaše poslovanje?

Pravna usklađenost znači da vaše preduzeće poštuje svako pravilo koje ga obavezuje: holandske zakone, direktno primjenjive propise EU, uslove dozvola i licenci, kolektivne ugovore o radu i interne politike koje ste sami usvojili. Za kompaniju u Holandiji, ta pravila spadaju u ograničen broj oblasti, svaka sa svojim nadređenim, ali njima možete upravljati tek kada znate koja se područja odnose na vas i ko ih provodi.

Glavna područja su zapošljavanje, zaštita podataka i kibernetička sigurnost, porezno i ​​finansijsko izvještavanje, sprječavanje pranja novca i sankcije, pravo konkurencije i potrošača, okoliš i sigurnost proizvoda, korporativno vođenje poslova i sektorske licence. U nastavku objašnjavamo šta svako područje zahtijeva, koji organ ga nadzire, koliki su troškovi neusklađenosti i kako izgraditi program za koji možete dokazati da funkcioniše.

Koja je razlika između zakonske i regulatorne usklađenosti?

Pravna usklađenost je opšta dužnost poštivanja zakona koji se primjenjuje na sve. Regulatorna usklađenost je uži skup obaveza koje određeni nadzornik prati i provodi u određenom sektoru ili za određeni rizik.

Pravna usklađenost obuhvata holandski građanski zakonik (Burgerlijk Wetboek, BW), poresko zakonodavstvo, radno pravo, krivično pravo i opšta pravila o zaštiti okoliša i ličnim podacima. Ona postavlja minimalni standard i primjenjuje se bez obzira da li neko provjerava ili ne.

Usklađenost s propisima primjenjuje se, na primjer, na platnu instituciju prema Zakonu o finansijskom nadzoru (Wet op het financieel toezicht, Wft), bolnicu pod inspektoratom zdravstva, kompaniju koja upravlja postrojenjem prema ekološkoj i građevinskoj dozvoli (omgevingsvergunning) ili operatera kockanja prema Zakonu o klađenju i igrama na sreću (Wet op de kansspelen). Tipične karakteristike su licenca ili registracija, stalna obaveza izvještavanja, ovlaštenja za inspekciju i administrativne sankcije kao što je nalog koji podliježe plaćanju kazne (last onder dwangsom) ili administrativnoj novčanoj kazni (bestuurlijke boete).

Zašto je razlika važna u praksi

Oba se provode na različite načine i različitim tempom. Kršenje općeg zakona obično se otkrije kroz spor, tužbu ili krivičnu istragu, a o tome odlučuje sud. Kršenje regulatornog pravila se otkrije kroz inspekciju ili obavezni izvještaj i rješava se administrativno, često mnogo prije nego što se uključi sud.

Budite oprezni s okvirima iz drugih jurisdikcija. Američki Sarbanes-Oxleyjev zakon i sektorski kodeksi napisani za američko tržište nemaju pravnu snagu u Holandiji, koliko god se često pojavljuju u softveru za usklađenost. Ono što obavezuje holandsku kompaniju je holandsko i EU zakonodavstvo, plus ugovorni standardi koje ste prihvatili, kao što su pravilnik platnog sistema ili zahtjevi za reviziju klijenta.

Odakle dolaze vaše obaveze: spolja ili iznutra?

Vanjska usklađenost obuhvata pravila koja su vam nametnuta izvana; interna usklađenost obuhvata pravila koja sami postavljate. Obje su važne, jer interno pravilo, nakon što se usvoji, postaje standard prema kojem sud ili nadzornik mjeri vaše ponašanje.

Interna pravila uključuju kodeks ponašanja, matricu odobravanja troškova, politiku poklona i gostoprimstva, kodeks dobavljača i standarde kvaliteta iznad zakonskog minimuma. Ona su dobrovoljnog porijekla, ali nisu na snazi. Nakon što se saopći, interno pravilo može postati dio radnog odnosa i ono je mjerilo za otkaz zbog kršenja pravila kompanije.

Holandski i zakon EU sve više zahtijevaju da možete dokazati da ste se organizovali za usklađenost. Primjeri su princip odgovornosti u GDPR-u, obaveza održavanja dobre administrativne organizacije i interne kontrole u finansijskom nadzoru, te popis i evaluacija rizika prema zakonu o uslovima rada. Dokumentacija je stoga dokaz, a ne birokratija. Također objašnjava zašto je za usklađenost potreban vlasnik sa definisanim odgovornostima na nivou odbora.

Šta zahtijeva usklađenost sa radnim propisima?

Zakon o radu je obavezujući zakon: ne možete ga odstupiti od ugovora na štetu zaposlenika. Većina preduzeća prvo ispunjava uslove u vezi s tim, kroz pravila o otkazu, radnom vremenu, minimalnoj plati te zdravlju i sigurnosti.

Zakon o otkazu nalazi se u Knjizi 7 holandskog Građanskog zakonika. To je zatvoreni sistem: poslodavac mora imati jedan od zakonskih razloga iz Člana 7:669 BW i mora slijediti pravi put. Otkaz iz ekonomskih razloga i nakon dvije godine bolesti ide preko Agencije za osiguranje zaposlenih (UWV). Otkaz iz ličnih razloga, kao što su loš učinak, poremećen radni odnos ili krivnja, ide preko okružnog suda (kantonrechter). Otkaz uz obostrani pristanak evidentira se u sporazumu o poravnanju (vaststellingsovereenkomst), koji zaposlenik može opozvati u roku od 14 dana prema Članu 7:670b BW.

Oko te jezgre nalaze se tri daljnja režima. Zakon o radnom vremenu (Arbeidstijdenwet) ograničava radno vrijeme i vrijeme odmora. Zakon o minimalnoj plati i minimalnoj naknadi za godišnji odmor (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) utvrdio je zakonsku minimalnu platu po satu od 1. januara 2024. godine, koja se prilagođava dva puta godišnje. Zakon o uslovima rada (Arbeidsomstandighedenwet) zahtijeva pisani popis i evaluaciju rizika (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) s planom djelovanja. Taj dokument je obično prva stvar koju traži Holandska uprava za rad (Nederlandse Arbeidsinspectie).

Ako zapošljavate državljane izvan EGP-a, primjenjuje se Zakon o zapošljavanju stranih državljana (Wet arbeid vreemdelingen). Potrebna vam je radna dozvola ili jedinstvena dozvola za rad i boravak, te morate provjeriti i kopirati identifikacijski dokument zaposlenika. Agencija za rad to provodi administrativnim kaznama.

Dva razvoja koja treba uključiti u vaš plan

Poslodavci sa 50 ili više zaposlenih moraju imati internu proceduru prijavljivanja koja ispunjava zahtjeve Zakona o zaštiti uzbunjivača (Wet bescherming klokkenluiders). Holandski organ za uzbunjivače (Huis voor Klokkenluiders) je jedan od eksternih kanala kojima se zaposleni mogu obratiti.

Preduzeća koja stavljaju radnike na raspolaganje trećim stranama moraju se pripremiti za Zakon o prijemu posrednika u radu (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Zakon stupa na snagu 1. januara 2027. godine, a holandska Uprava za rad će provoditi zahtjev za prijem od 1. januara 2028. godine. Nova holandska Uprava za tržište rada (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) ocjenjuje zahtjeve za prijem. Pogođeni su i poslodavci, jer će korištenje dobavljača koji nije primljen biti zabranjeno.

Šta zahtijevaju zaštita podataka i sajber sigurnost?

Ako obrađujete lične podatke, primjenjuje se GDPR i morate biti u mogućnosti dokazati da je vaša obrada zakonita. Ako poslujete u sektoru koji je obuhvaćen Zakonom o kibernetičkoj sigurnosti (Cyberbeveiligingswet), također imate dužnost pažnje i dužnost prijavljivanja incidenata.

GDPR (na holandskom: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) dopunjen je holandskim Zakonom o implementaciji GDPR-a (Uitvoeringswet AVG). Nadzornik je holandska Agencija za zaštitu podataka (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Ne postoji opšta obaveza registracije kod AP-a prije obrade ličnih podataka. Umjesto toga, GDPR zahtijeva odgovornost.

U praksi to znači pravni osnov za svaku operaciju obrade, evidenciju aktivnosti obrade, jasne informacije o privatnosti, funkcionalne procedure za pristup, ispravku i brisanje podataka, te ugovor o obradi sa svakim obrađivačem. Također vam je potrebna dokumentirana procjena transfera izvan EGP-a, odgovarajuće sigurnosne mjere i procjena utjecaja na zaštitu podataka tamo gdje je vjerojatno da će obrada rezultirati visokim rizikom.

Prema članu 33. GDPR-a, morate prijaviti povredu ličnih podataka Agenciji za zaštitu podataka (AP) u roku od 72 sata od saznanja o njoj, osim ako je malo vjerovatno da će povreda rezultirati rizikom za pojedince. Prema članu 34. GDPR-a, također morate obavijestiti pogođene osobe ako je rizik visok. Neobavještavanje može se kazniti novčanom kaznom do 10 miliona eura ili 2% svjetskog godišnjeg prometa. Najviše kazne GDPR-a, na primjer za obradu bez zakonite osnove, idu do 20 miliona eura ili 4% svjetskog godišnjeg prometa, što god je veće.

Kibernetička sigurnost u okviru Zakona o kibernetskoj sigurnosti

Zakon o kibernetičkoj sigurnosti, kojim se provodi NIS2 direktiva EU, primjenjuje se od 15. augusta 2026. godine. Pokriva ključne i važne subjekte u određenim sektorima. Oni se moraju registrovati kod Nacionalnog centra za kibernetičku sigurnost (NCSC) i ispunjavati dužnost pažnje koja obuhvata upravljanje rizicima, sigurnost lanca snabdijevanja, rješavanje incidenata i kontinuitet poslovanja. Za to je odgovoran menadžment.

Značajni incidenti moraju se prijaviti u dvije faze: rano upozorenje u roku od 24 sata i potpunije obavještenje u roku od 72 sata. Nadzor je podijeljen među sektorskim nadzornicima, pri čemu holandsko tijelo za digitalnu infrastrukturu (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) pokriva digitalnu infrastrukturu i pružatelje digitalnih usluga. Počnite provjerom da li spadate u opseg. To određuju veličina i sektor, a ne vaš vlastiti stav o tome koliko ste kritični.

Umjetna inteligencija

Prema Zakonu EU o umjetnoj inteligenciji, zabrane zabranjenih praksi, obaveze za modele umjetne inteligencije opće namjene i dužnosti transparentnosti za sisteme koji komuniciraju s ljudima ili generiraju sintetički sadržaj već se primjenjuju. Režim visokog rizika odgođen je digitalnim omnibus paketom: do 2. decembra 2027. za sisteme navedene u Aneksu III i do 2. augusta 2028. za umjetnu inteligenciju u proizvodima obuhvaćenim Aneksom I. Predložena Direktiva o odgovornosti za umjetnu inteligenciju je povučena, tako da se odgovornost za štetu uzrokovanu umjetnom inteligencijom procjenjuje prema uobičajenim holandskim pravilima o deliktu, odgovornosti za proizvod i ugovoru.

Koje se poreske obaveze, obaveze prijavljivanja i sprečavanja pranja novca primjenjuju?

Svako preduzeće ima poreske obaveze i, kao BV ili NV, obavezu podnošenja godišnjih računa. Obaveze protiv pranja novca primjenjuju se samo na određene institucije, ali ta grupa je šira nego što većina ljudi misli.

U zavisnosti od vašeg pravnog oblika, plaćate porez na dobit preduzeća ili porez na dohodak, kao i PDV, te zadržavate i plaćate poreze na plate za svoje zaposlenike. Porezna i carinska uprava (Belastingdienst) administrira sve ovo. Obaveza je proceduralna koliko i suštinska: tačne i pravovremene prijave, potpune evidencije i administracija koja se može revidirati. Poslovne evidencije morate čuvati sedam godina, a podatke koji se odnose na nepokretnu imovinu deset godina.

Law & More Ne savjetuje o strukturiranju poreza. Za vašu konkretnu poresku poziciju potreban vam je poreski savjetnik. Razumna podjela posla je da poreski savjetnik određuje poziciju, a advokat se bavi posljedicama ako uslijedi spor ili istraga.

Godišnji računi

BV ili NV mora pripremiti, usvojiti i podnijeti svoje godišnje račune Privrednoj komori (Kamer van Koophandel, KvK), najkasnije dvanaest mjeseci nakon završetka fiskalne godine. Zakašnjelo podnošenje je više od formalnosti. To je ekonomski prekršaj, a u kasnijem stečaju znači da se smatra da su direktori nepravilno obavljali svoje dužnosti prema članu 2:248 BW. Zakon tada pretpostavlja da je to bio važan uzrok stečaja, zbog čega direktori mogu postati lično odgovorni za deficit. Kompanije koje kotiraju na berzi imaju dodatne obaveze izvještavanja i objavljivanja, pod nadzorom Holandskog tijela za finansijska tržišta (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Protiv pranja novca

Zakon o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorizma (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) primjenjuje se na određene institucije. To uključuje banke, osiguravajuće kuće i platne institucije, ali i računovođe, poreske savjetnike, notare građanskog prava, advokate za određene usluge, agente za nekretnine, trust kancelarije, pružatelje kripto usluga i trgovce koji prihvataju velike gotovinske uplate.

Njihove dužnosti su provjera klijenata zasnovana na riziku, identifikacija i provjera krajnjeg stvarnog vlasnika (koji posjeduje više od 25%), kontinuirano praćenje i prijavljivanje neobičnih transakcija Jedinici za finansijsku obavještajnu službu (FIU-Nederland). Holandski sistem zahtijeva prijavljivanje neobičnih transakcija, ne samo sumnjivih, što je namjerno niži prag. Nadzor je podijeljen između De Nederlandsche Bank (DNB), AFM-a, ureda za nadzor Wwft-a poreskih organa (Bureau Toezicht Wwft) i profesionalnih tijela.

Pranje novca samo po sebi je krivično djelo prema članovima 420bis do 420quater holandskog Krivičnog zakona (Wetboek van Strafrecht, Sr); Wwft nameće samo preventivne dužnosti. Naš vodič o pranju novca u Holandiji objašnjava kako se to dvoje uklapa. Ako vaše preduzeće rukuje digitalnom imovinom, pročitajte i našu napomenu o rizicima usklađenosti s kriptovalutama.

Sankcije

Poštivanje sankcija se često miješa sa sprečavanjem pranja novca, ali ono obavezuje svako preduzeće, ne samo određene institucije, i ne postoji izuzeće zasnovano na riziku. Ako trgujete preko granica, pogledajte naš vodič za poštivanje sankcija u Holandiji . On obuhvata provjeru, test vlasništva i kontrole i obaveze izvještavanja prema Zakonu o sankcijama iz 1977. (Sanctiewet 1977).

Šta zahtijevaju pravo konkurencije, pravo potrošača i ugovorno pravo?

Ne smijete se dogovarati s konkurentima o cijenama ili tržištima, niti smijete zloupotrebljavati dominantni položaj. Ako prodajete potrošačima, morate se pridržavati i pravila o zaštiti potrošača iz Knjige 6 i Knjige 7 holandskog Građanskog zakonika.

Zakon o konkurenciji (Mededingingswet) odražava zakon EU o konkurenciji. Zabranjuje sporazume i usklađene prakse koji ograničavaju konkurenciju i zloupotrebu dominantnog položaja. Uprava za potrošače i tržišta (Autoriteit Consument en Markt, ACM) provodi oba zakona, s ovlaštenjima koja uključuju nenajavljene inspekcije poslovnih prostorija i digitalnih podataka.

Pravi rizici su razmjena informacija unutar trgovinskog udruženja, dogovori o cijenama ili teritorijama između distributera, sporazumi o zabrani preprodaje između poslodavaca i održavanje preprodajne cijene predstavljene kao preporučena cijena. Kazne se zasnivaju na prometu, a direktori mogu biti lično kažnjeni za instruiranje ili vođenje kršenja.

ACM također provodi zakon o zaštiti potrošača. Pravila o prodaji na daljinu, predugovornim informacijama, pravu na odustajanje od ugovora u roku od 14 dana, nepoštenim poslovnim praksama i nerazumno opterećujućim općim uvjetima primjenjuju se na svako preduzeće koje prodaje potrošačima. Provode se privatno, jer potrošač može poništiti nepoštenu odredbu, i javno, jer ACM može izreći kazne. ACM također nadzire tržišta energije, telekomunikacija, pošte i transporta. Od stupanja na snagu Zakona o energetici (Energiewet) 1. januara 2026. godine, primjenjuje taj zakon umjesto Zakona o električnoj energiji iz 1998. i Zakona o plinu.

Usklađenost ugovora

Poštivanje ugovora je tiho područje koje proizvodi većinu sporova. Prema članu 6:234 BW, morate dostaviti svoje opće uvjete i odredbe prije ili kada se ugovor zaključi; u suprotnom druga strana može poništiti klauzule. Zakonski rokovi teku bez obzira na to da li ih iko prati ili ne. Kupac mora podnijeti žalbu u razumnom roku nakon otkrivanja nedostatka, a rok zastare se prekida samo pismenom obavijesti u kojoj jasno zadržavate svoje pravo na ispunjenje.

Dnevnik ugovornih i zakonskih rokova je stoga alat za usklađenost, a ne pravni detalj. Za probleme koji se ponavljaju u ovom području, pogledajte naš pregled uobičajenih pravnih pitanja u korporacijama.

Koja pravila o zaštiti okoliša i proizvodima se primjenjuju na vas?

Aktivnosti koje utiču na fizičko okruženje spadaju pod Zakon o zaštiti okoliša i planiranju (Omgevingswet), bilo prema općim pravilima ili prema dozvoli. Proizvodi koje stavljate na tržište EU moraju ispunjavati zakonodavstvo EU o proizvodima.

Omgevingswet se primjenjuje od 1. januara 2024. godine. Njime su objedinjeni bivši zakoni o planiranju, izgradnji i zaštiti okoliša u jedan sistem. Općine, pokrajine i vodoprivredne uprave su nadležne vlasti, a regionalne službe za zaštitu okoliša (omgevingsdiensten) provode većinu inspekcija i provođenja zakona. Ako vaše preduzeće rukuje otpadom, ispušta ga u vodu, emituje ga u zrak, skladišti opasne tvari ili upravlja energetski intenzivnim postrojenjima, pretpostavite da ste obuhvaćeni zakonom i provjerite pravila.

Usklađenost proizvoda uglavnom je vođena zahtjevima EU. Da bi se proizvod plasirao na tržište EU, mora ispunjavati primjenjivo usklađeno zakonodavstvo, nositi CE oznaku gdje je to potrebno, biti podržan tehničkom dokumentacijom i imati odgovornog ekonomskog subjekta sa sjedištem u EU. Holandska agencija za sigurnost hrane i potrošačkih proizvoda (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) nadgleda higijenu hrane, označavanje i sljedivost, kao i sigurnost potrošačkih proizvoda, igračaka i određenih drugih proizvoda. Inspektorat za ljudsku okolinu i transport (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) nadgleda transport, pošiljke otpada, stanovanje i infrastrukturu.

Izvještavanje o održivosti i dubinska analiza

EU je suzila pravila održivosti kroz Omnibus I paket, Direktivu (EU) 2026/470. Direktiva o dužnoj pažnji (CSDDD) sada se primjenjuje samo na vrlo velike kompanije, od 26. jula 2029.; države članice je moraju transponirati do 26. jula 2028. Harmonizirani režim građanske odgovornosti EU je ukinut, a kazne su ograničene na 3% svjetskog neto prometa. Obim izvještavanja o održivosti (CSRD) također je smanjen na najveće kompanije. Holandska implementacija još uvijek sustiže, stoga provjerite trenutnu situaciju prije nego što se oslonite na stariji izvor.

Koje se dužnosti i licence za korporativno održavanje domaćinstva primjenjuju?

Svaki holandski pravni subjekt mora redovno ažurirati svoju registraciju u Privrednoj komori i registrovati svoje krajnje stvarne vlasnike. Ako ulazak na vaše tržište zahtijeva licencu, uslovi licence su među vašim najvažnijim obavezama.

Trgovački registar (Handelsregister) mora sadržavati vaše trenutne direktore, ovlaštene potpisnike i registriranu adresu. Zastarjeli registar omogućava da se bivši direktor trećim stranama predstavi kao još uvijek ovlašten. Krajnji stvarni vlasnici moraju biti zabilježeni u registru stvarnih vlasnika (UBO) koji vodi Privredna komora. Javni pristup tom registru je zatvoren nakon presude Suda pravde EU od 22. novembra 2022. godine, ali obaveza registracije je ostala nepromijenjena. Nadležni organi, a u definiranim okolnostima i Wwft institucije, i dalje imaju pristup.

Korporativno upravljanje dodaje još jedan sloj. Prema članu 2:239 BW (za BV), direktori moraju djelovati u interesu kompanije i njenog poslovanja. Direktor sa sukobom interesa ne može učestvovati u donošenju odluka. Režim velikih kompanija (structuurregime) i Zakon o radničkim vijećima (Wet op de ondernemingsraden) donose vlastite zahtjeve za konsultacije i odobrenja.

Sektorske licence su na vrhu. Finansijske usluge zahtijevaju licencu prema Wft-u od DNB-a ili AFM-a. Igre na sreću zahtijevaju licencu od Holandske uprave za kockanje (Kansspelautoriteit). Pružaoci zdravstvenih usluga odgovaraju Inspektoratu za zdravstvenu i omladinsku zaštitu (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) i, za tarife i ponašanje na tržištu, Holandskoj upravi za zdravstvo (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Briga o djeci, privatno obezbjeđenje, taksi prevoz, prerada otpada i vatreno oružje imaju svoje režime. Kršenje uslova licence dovodi u opasnost samu licencu, ne samo vaše finansije.

Ko šta sprovodi u djelo?

Usklađenost postaje izvodljiva kada možete imenovati autoritet koji stoji iza svake obaveze. Ovo je radna mapa za većinu preduzeća:

• Holandska agencija za zaštitu podataka (AP): GDPR, obavještenja o kršenju podataka i pritužbe subjekata podataka.
• Holandska uprava za rad: uslovi rada, radno vrijeme, minimalna plata, zapošljavanje stranih državljana i eksploatacija radne snage.
• Uprava za potrošače i tržišta (ACM): konkurencija, zaštita potrošača i regulirana tržišta energije, telekomunikacija, pošte i transporta.
• De Nederlandsche Bank i AFM: nadzor finansijskih preduzeća pod okriljem Wft-a i nadzor Wwft-a nad institucijama koje su im dodijeljene.
• Porezna i carinska uprava, uključujući Bureau Toezicht Wwft: porezne prijave i plaćanja, vođenje evidencije i nadzor trgovaca i posrednika u svrhu sprječavanja pranja novca.
• FIU-Nederland: prima izvještaje o neobičnim transakcijama i odlučuje koje se proglašavaju sumnjivim i prosljeđuju istražnim organima.
• NVWA: sigurnost hrane, sigurnost proizvoda, označavanje i dobrobit životinja.
• ILT: transport, odvoz otpada, voda i stanovanje.
• Općine, pokrajine i službe za zaštitu okoliša: dozvole i provođenje zakona Omgevingswet.
• RDI i sektorski nadzornici za kibernetičku sigurnost: dužnost pažnje i izvještavanja o incidentima prema Zakonu o kibernetičkoj sigurnosti.
• Carina (Douane) i Centralni ured za uvoz i izvoz (CDIU): carina, kontrola izvoza, dozvole za robu dvojne namjene i sankcije na granici.
• Sektorski regulatori: Kansspelautoriteit, IGJ i NZa, a od 2027. Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt za posrednike u radu.

Iza svih njih stoji kriminalni put. Zakon o ekonomskim prekršajima (Wet op de economische delicten, WED) pretvara kršenja mnogih regulatornih propisa u ekonomske prekršaje. Istražuje ih Služba za fiskalnu obavještajnu i istražnu djelatnost (FIOD) ili nadležni inspektorat, a krivično goni specijalizirani ured Javnog tužilaštva (Functioneel Parket). Tako administrativni problem postaje krivični i zato je vaš odgovor na prvi zahtjev nadređenog za informacijama pravna odluka, a ne operativna.

Koliko košta nepoštovanje propisa?

Kazna je vidljivi trošak, ali rijetko najveći. Gubitak licence, lična odgovornost direktora i komercijalna šteta obično teže više.

Maksimalne kazne su visoke: do 20 miliona eura ili 4% svjetskog prometa prema GDPR-u, kazne zasnovane na prometu u pravu konkurencije i kategorije kazni prema WED-u koje se povećavaju s težinom prekršaja.

Drugi trošak je gubitak dozvole za rad. Nadzornik može suspendovati ili oduzeti licencu, izreći nalog podložan plaćanju kazne koja se nastavlja dok se ne pridržavate, zatvoriti prostorije ili zabraniti proizvod na tržištu. Za regulisano poslovanje to može biti egzistencijalno. Podnošenje prigovora ili žalbe ne suspenduje takvu odluku; za to morate zatražiti od sudije za prethodne mjere (voorzieningenrechter) privremenu mjeru.

Treći trošak je lični. Direktori mogu biti odgovorni kompaniji za nepravilno obavljanje svojih dužnosti prema članu 2:9 BW, trećim stranama za nezakonite radnje i stečajnoj masi ako računi nisu podneseni ili je upravljanje bilo neadekvatno. Prema članu 51 Sr, prekršaj koji je počinila kompanija može se krivično goniti i protiv osoba koje su dale upute ili zapravo vodile zabranjeno ponašanje. Vaš dosije o usklađenosti tada postaje dokaz o pojedincima, kao i o kompaniji.

Četvrti trošak je komercijalni. Banke preispituju odnos, osiguravači povećavaju premije ili povlače pokriće, tenderi zahtijevaju izjave koje više ne možete davati, kupci se pozivaju na prava revizije i raskida ugovora, a kupci vašeg poslovanja traže smanjenje cijena ili odštetu. Kao što objašnjava naša napomena o tome kako ostati ispred korporativne usklađenosti , održavanje ažurnosti je daleko jeftinije od popravljanja štete pod nadzorom.

Kako izgraditi program usklađenosti koji možete dokazati?

Počnite s registrom svojih obaveza, procijenite rizike, ugradite kontrole u svoje procese i čuvajte dokaze da one funkcionišu. Supervizor gleda šta ste uradili, a ne šta piše u vašoj politici.

Registar obaveza je jedinstvena lista svega što obavezuje vaše poslovanje, organizirana po gore navedenim područjima. Za svaku obavezu bilježi izvor, nadređenog, internog vlasnika i dokaze koji pokazuju da se pridržavate obaveza.

Procijenite rizike

Ocijenite svaku obavezu na osnovu vjerovatnoće propusta i ozbiljnosti njegovih posljedica. Ozbiljnost nije samo finansijska: dozvola koja je u riziku ima veći rang od veće kazne. Fokusirajte svoje kontrole tamo gdje je ocjena najveća i zabilježite svoje obrazloženje.

Ugradite kontrole u svoje procese

Kontrole najbolje funkcionišu kada se koriste bez potrebe da ih iko pamti. Primjeri su korak provjere sankcija prilikom prijema narudžbi, obavezno polje za pravni osnov u vašem marketinškom alatu, odobrenje četiri oka za plaćanja iznad određenog iznosa i automatski podsjetnik za datume obnavljanja dozvola. Obučite ljude koji donose relevantne odluke, kao što su prodaja za sankcije i ljudski resursi za zapošljavanje, te evidentirajte prisustvo. Dajte svakoj kontroli vlasnika s ovlaštenjima i budžetom da funkcioniše, a koji izvještava članu odbora koji je odgovoran za cjelinu.

Pratite i čuvajte dokaze

Postavite raspored za interne provjere, pratite uzorak transakcija od početka do kraja barem jednom godišnje, evidentirajte incidente i zamalo promašaje te pratite sve dok se svaki problem ne riješi. Izvještavajte upravni odbor prema utvrđenom rasporedu, ne samo nakon što nešto pođe po zlu.

Ako se ispostavi da je problem povreda sigurnosti, rano potražite savjet o tome da li dobrovoljno otkrivanje podataka poboljšava vaš položaj. U nekim režimima to se dešava, ali samo ako se javite prije nego što nadređeni pronađe drugi način.

Šta možemo učiniti za vas u pogledu usklađenosti sa zakonom?

Naši advokati za usklađenost pomažu preduzećima u Holandiji da uspostave i odbrane svoju usklađenost. U praksi mi:

• Napravite registar obaveza po oblastima, sa izvorom, nadzornikom i internim vlasnikom za svaku obavezu.
• Pregledajte svoju GDPR dokumentaciju i pomozite vam da obavijestite AP o povredi podataka u roku od 72 sata.
• Provjerite da li spadate u područje primjene Cyberbeveiligingswet, Wwft ili sektorske licence.
• Pripremite svoj odgovor na zahtjev nadređenog za informacijama i procijenite da li vam dobrovoljno otkrivanje informacija pomaže.
• Sastavite mišljenje (zienswijze) ili prigovor (bezwaar) protiv novčane kazne ili naloga koji podliježe plaćanju penala u roku od šest sedmica za prigovor.
• Procijenite ličnu odgovornost vaših direktora prema članovima 2:9 i 2:248 BW-a.

rezime

• Pravna usklađenost obuhvata sva pravila koja obavezuju vaše poslovanje; regulatorna usklađenost je dio koji provodi imenovani nadzornik.
• Glavna područja su zapošljavanje, zaštita podataka i kibernetička sigurnost, porezi i izvještavanje, sprječavanje pranja novca i sankcije, pravo konkurencije i potrošačko pravo, okoliš i proizvodi te korporativno poslovanje.
• Svako područje ima svog nadzornika, a WED može prekršiti propise u krivični postupak.
• Nepoštivanje propisa može vas koštati licence i dovesti do lične odgovornosti direktora, ne samo novčanih kazni.
• Program funkcioniše samo ako ima vlasnike, kontrole ugrađene u vaše procese i dokaze da one funkcionišu.

Često Postavljena Pitanja